reconciliação bancária
Visão geral da reconciliação bancária
Uma reconciliação bancária é o processo de combinar os saldos nos registros contábeis de uma entidade para uma conta de caixa com as informações correspondentes em um extrato bancário. O objetivo desse processo é verificar as diferenças entre os dois e registrar as alterações nos registros contábeis, conforme apropriado. As informações no extrato bancário são o registro do banco de todas as transações que afetaram a conta bancária da entidade durante o mês anterior.
Uma reconciliação bancária deve ser concluída em intervalos regulares para todas as contas bancárias, para garantir que os registros de caixa da empresa estejam corretos. Caso contrário, ele pode descobrir que os saldos de caixa estão muito mais baixos do que o esperado, resultando em cheques devolvidos ou taxas de cheque especial. Uma reconciliação bancária também detectará alguns tipos de fraude após o fato; essas informações podem ser usadas para projetar melhores controles sobre o recebimento e o pagamento em dinheiro.
Se houver tão pouca atividade em uma conta bancária que realmente não haja necessidade de uma reconciliação bancária periódica, você deve questionar por que a conta existe. Pode ser melhor encerrar a conta e transferir quaisquer fundos residuais para uma conta mais ativa. Ao fazer isso, pode ser mais fácil investir os fundos residuais, bem como monitorar o status do investimento.
No mínimo, conduza uma reconciliação bancária logo após o final de cada mês, quando o banco envia à empresa um extrato bancário contendo o saldo de caixa inicial do banco, as transações durante o mês e o saldo de caixa final. É ainda melhor fazer uma conciliação bancária todos os dias, com base nas informações do banco até o momento, que devem estar acessíveis no site do banco. Concluindo uma reconciliação bancária todos os dias, você pode identificar e corrigir problemas imediatamente. Em particular, uma reconciliação diária destacará quaisquer débitos ACH da conta que você não autorizou; você pode então instalar um bloco de débito na conta para evitar que esses débitos ACH sejam usados para retirar fundos da conta sem sua permissão.
É extremamente improvável que o saldo final de caixa de uma empresa e o saldo final de caixa do banco sejam idênticos, uma vez que provavelmente há vários pagamentos e depósitos em trânsito o tempo todo, bem como taxas de serviço bancário (para aceitar cheques, registrar depósitos e assim quarto), penalidades (geralmente para saques a descoberto) e depósitos de fundos insuficientes que a empresa ainda não tenha registrado.
O fluxo de processo essencial para uma reconciliação bancária é começar com o saldo de caixa final do banco, adicionar a ele quaisquer depósitos em trânsito da empresa para o banco, subtrair quaisquer cheques que ainda não tenham sido compensados pelo banco e adicionar ou deduzir qualquer outro Itens. Em seguida, vá ao saldo final de caixa da empresa e deduza dele quaisquer taxas de serviço bancário, cheques e multas da NSF e acrescente a ele todos os juros ganhos. Ao final desse processo, o saldo bancário ajustado deve ser igual ao saldo de caixa ajustado final da empresa.
Terminologia de Reconciliação Bancária
Os principais termos a ter em conta ao lidar com uma reconciliação bancária são:
Depósito em trânsito . Numerário e / ou cheques recebidos e registados por uma entidade, mas que ainda não foram registados nos registos do banco onde a entidade deposita os fundos. Se isso ocorrer no final do mês, o depósito não aparecerá no extrato bancário e, portanto, torna-se um item de reconciliação na reconciliação bancária. Um depósito em trânsito ocorre quando um depósito chega ao banco tarde demais para ser registrado naquele dia, ou se a entidade envia o depósito para o banco (nesse caso, uma flutuação de correio de vários dias pode causar um atraso), ou o entidade ainda não enviou o depósito ao banco.
Cheque pendente . Um pagamento em cheque que foi registrado pela entidade emissora, mas que ainda não compensou sua conta bancária como uma dedução do dinheiro. Se ainda não tiver compensado o banco até o final do mês, ele não aparecerá no extrato bancário do final do mês e, portanto, será um item de reconciliação na reconciliação bancária do final do mês.
Verificação de NSF . Cheque que não foi honrado pelo banco da entidade emissora do cheque, com o fundamento de que a conta bancária da entidade não contém fundos suficientes. NSF é um acrônimo para "fundos insuficientes". A entidade que tenta descontar um cheque NSF pode ser cobrada uma taxa de processamento por seu banco. A entidade que emite um cheque NSF certamente terá de pagar uma taxa pelo seu banco.
Procedimento de Reconciliação Bancária
O seguinte procedimento de reconciliação bancária pressupõe que você esteja criando a reconciliação bancária em um pacote de software de contabilidade, o que torna o processo de reconciliação mais fácil:
Entre no módulo de software de reconciliação bancária. Uma lista de cheques não compensados e depósitos não compensados aparecerá.
Marque no módulo de reconciliação bancária todos os cheques listados no extrato bancário como tendo compensado o banco.
Marque no módulo de reconciliação bancária todos os depósitos listados no extrato bancário como tendo sido compensados pelo banco.
Registre como despesas todas as despesas bancárias que constam do extrato bancário e que ainda não tenham sido registradas nos registros da empresa.
Insira o saldo final no extrato bancário. Se os saldos contábeis e bancários corresponderem, poste todas as alterações registradas na reconciliação bancária e feche o módulo. Se os saldos não coincidirem, continue revisando a reconciliação bancária para itens de reconciliação adicionais. Procure os seguintes itens:
Cheques registrados nos registros bancários em valor diferente do que está registrado nos registros da empresa.
Depósitos registrados nos registros bancários em valor diferente do que está registrado nos registros da empresa.
Cheques registrados nos registros do banco que não são registrados de forma alguma nos registros da empresa.
Depósitos registrados nos registros bancários que não são registrados de forma alguma nos registros da empresa.
Transferências eletrônicas de entrada das quais uma taxa de levantamento foi extraída.
Problemas de reconciliação bancária
Existem vários problemas que surgem continuamente como parte da reconciliação bancária e dos quais você deve estar ciente. Eles são:
Cheques não apagados que continuam não sendo apresentados . Haverá um número residual de cheques que não são apresentados ao banco para pagamento há muito tempo ou que nunca são apresentados para pagamento. A curto prazo, você deve tratá-los da mesma maneira que quaisquer outros cheques não compensados - apenas mantenha-os na lista de cheques não compensados em seu software de contabilidade, para que sejam um item de reconciliação contínuo. A longo prazo, você deve entrar em contato com o beneficiário para saber se ele já recebeu o cheque; você provavelmente precisará anular o cheque antigo e emitir um novo para eles.
Os cheques compensam o banco após terem sido anulados . Conforme observado na edição especial anterior, se um cheque permanecer sem compensação por muito tempo, você provavelmente irá anular o cheque antigo e emitir um cheque de substituição. Mas e se o beneficiário descontar o cheque original? Se você o anulou com o banco, o banco deve rejeitar o cheque quando for apresentado. Se você não o cancelou com o banco, você deve registrar o cheque com um crédito na conta de dinheiro e um débito para indicar o motivo do pagamento (como uma conta de despesas, um aumento em uma conta em dinheiro ou redução em uma conta de responsabilidade). Se o beneficiário ainda não descontou o cheque de substituição, você deve cancelá-lo com o banco imediatamente para evitar um pagamento duplo. Caso contrário, você precisará solicitar o reembolso do segundo cheque com o beneficiário.
Os cheques depositados são devolvidos . Há casos em que o banco se recusa a depositar um cheque, geralmente porque ele é sacado em uma conta localizada em outro país. Nesse caso, deve-se estornar o lançamento original referente a esse depósito, que será um crédito na conta caixa para redução do saldo de caixa, com um débito (aumento) correspondente na conta a receber.
Outra possibilidade que pode estar causando problemas é que as datas cobertas pelo extrato bancário tenham sido alteradas, de forma que alguns itens sejam incluídos ou excluídos. Essa situação só deve ocorrer se alguém da empresa solicitar ao banco a alteração da data de encerramento da conta da empresa.
Exemplo de reconciliação bancária
ABC International está fechando seus livros para o mês encerrado em 30 de abril. O controlador da ABC deve preparar uma reconciliação bancária com base nas seguintes questões:
O extrato bancário contém um saldo bancário final de $ 320.000.
O extrato bancário contém uma taxa de impressão de cheque de $ 200 para novos cheques que a empresa solicitou.
O extrato bancário contém uma taxa de serviço de $ 150 para operar a conta bancária.
O extrato bancário rejeita um depósito de $ 500 devido a fundos insuficientes e cobra da empresa uma taxa de $ 10 associada à rejeição.
O extrato bancário contém receita de juros de $ 30.
A ABC emitiu $ 80.000 em cheques que ainda não foram compensados pelo banco.
O ABC depositou $ 25.000 em cheques no final do mês que não foram depositados a tempo de aparecer no extrato bancário.
O controlador cria a seguinte reconciliação:
