Contabilidade de despesas antecipadas
Definição de Despesas Pré-Pagas
Uma despesa pré-paga é uma despesa paga em um período contábil, mas para a qual o ativo subjacente não será consumido até um período futuro. Quando o ativo é eventualmente consumido, ele é contabilizado como despesa. Se consumido em vários períodos, pode haver uma série de cobranças correspondentes às despesas.
Uma despesa pré-paga é carregada no balanço patrimonial de uma organização como um ativo circulante até que seja consumida. A razão para a designação de ativo atual é que a maioria dos ativos pré-pagos é consumida dentro de alguns meses de sua gravação inicial. Se uma despesa pré-paga provavelmente não fosse consumida no próximo ano, ela seria, em vez disso, classificada no balanço patrimonial como um ativo de longo prazo (uma raridade).
Um exemplo de despesa pré-paga é o seguro, que freqüentemente é pago antecipadamente para vários períodos futuros; uma entidade inicialmente registra essa despesa como uma despesa pré-paga (um ativo) e, em seguida, debita como despesa durante o período de uso. Outro item comumente encontrado na conta de despesas pré-pagas é o aluguel pré-pago.
As despesas são registradas como despesas antecipadas para melhor compatibilizar seu reconhecimento como despesa com os períodos em que são efetivamente consumidas. Se uma empresa não usasse o conceito de pré-pagos, seus ativos seriam um tanto subestimados no curto prazo, assim como seus lucros. O conceito de pré-pagos não é usado no regime contábil de caixa, que é comumente usado por organizações menores.
Contabilidade de pré-pagamento
A contabilidade básica de uma despesa pré-paga segue estas etapas:
Após o registro inicial de uma fatura de fornecedor no sistema contábil, verifique se o item atende aos critérios da empresa para uma despesa (ativo) pré-paga.
Se o item atender aos critérios da empresa, debite na conta de despesas antecipadas. Caso contrário, debite o valor faturado como despesa no período atual.
Registre o valor da despesa na planilha de reconciliação de despesas pré-pagas.
No final do período contábil, estabeleça a quantidade de períodos durante os quais o item será amortizado e insira essa informação na planilha de reconciliação. Essa entrada deve incluir o valor linear de amortização que será cobrado em cada um dos períodos aplicáveis.
No final do período contábil, crie uma entrada de ajuste que amortize o valor predeterminado para a conta de despesas mais relevante.
Depois que todas as amortizações forem concluídas, verifique se o total na planilha corresponde ao saldo total na conta de despesas antecipadas. Caso contrário, reconcilie os dois e ajuste conforme necessário.
Uma prática recomendada é não registrar despesas menores na conta de despesas pré-pagas, pois é necessário muito esforço para rastreá-las ao longo do tempo. Em vez disso, carregue esses valores menores na despesa conforme incorridos. Para estender este conceito ainda mais, considere a cobrança dos saldos restantes nas despesas, uma vez que tenham sido amortizados até um determinado nível mínimo. Ambas as ações devem ser regidas por uma política de contabilidade formal que estabeleça o limite no qual as despesas pré-pagas devem ser contabilizadas como despesas.
Exemplo de despesas pré-pagas
Uma empresa paga $ 60.000 adiantado para seguro de responsabilidade de diretores e executivos para o próximo ano. A entrada de diário é:
