O ciclo de coleta de dinheiro
O ciclo de recebimento de caixa é o número de dias que leva para coletar as contas a receber. A medida é importante para rastrear a capacidade de uma empresa de conceder um valor razoável de crédito a clientes dignos, bem como de cobrar contas a receber em tempo hábil. O conceito não é o mesmo que o ciclo de conversão de caixa, que é um período mais longo começando com a saída de caixa para pagar as mercadorias e terminando com o recebimento subsequente de dinheiro pela venda dessas mercadorias. O cálculo do ciclo de cobrança divide as vendas anuais a prazo por 365 e divide o resultado pela média do contas a receber. A fórmula é:
Média de contas a receber ÷ (vendas a crédito anual ÷ 365)
O ciclo de coleta de dinheiro deve ser o mais curto possível pelas seguintes razões:
A cobrança rápida significa mais dinheiro disponível, o que reduz as necessidades de empréstimos da empresa
Uma fatura mais antiga pode não ser aceitável como garantia para um empréstimo
Uma fatura mais antiga pode não ser aceitável para desconto de fatura
Uma fatura é geralmente mais difícil de cobrar quanto mais tempo ela permanece pendente
Por outro lado, pode ser aceitável ter um ciclo de cobrança de caixa mais longo se a administração usar uma política de crédito relaxada para estender o crédito a clientes mais marginais para os quais a probabilidade de cobrança é menor do que o normal.
Você deve sempre tentar cobrar as contas a receber não pagas mais cedo, a fim de acelerar o fluxo de caixa. Várias técnicas para fazer isso são:
Fatura prontamente . Emita sempre uma fatura ao cliente assim que for concluída a entrega da mercadoria ou a prestação dos serviços. Caso contrário, você estará atrasando a cobrança ao nunca dar ao cliente qualquer documento para pagar.
Contate o cliente antes da data de vencimento . Pode ser rentável entrar em contato com os clientes com saldos de contas a receber pendentes maiores antes das datas de vencimento da fatura. O motivo é que você pode descobrir um problema de pagamento no qual pode começar a trabalhar imediatamente, em vez de várias semanas depois, quando normalmente perceberia o problema.
Cartas de advertência . Envie um aviso automático ao cliente, lembrando-o de que um pagamento está prestes a vencer ou já está vencido. Existem várias maneiras de enviar uma carta de cobrança para atrair a atenção do destinatário, como, por exemplo, entrega noturna.
Obtenha o pagamento de valores incontestáveis . Se um cliente estiver reclamando sobre um item de linha específico em uma fatura, insista para que o cliente pague por todos os outros itens de linha - enquanto você continua a investigar o item que está em disputa.
Visita pessoal . É muito mais difícil para um cliente atrasar um pagamento quando você está sentado na frente dele. Claramente, isso só é econômico para saldos vencidos muito grandes.
O vendedor coleta . Se sua empresa usa uma equipe de vendas prática para fazer vendas, essas pessoas têm os melhores contatos em um cliente e, portanto, estão na melhor posição para receber o pagamento.
Retire a mercadoria . Se o cliente simplesmente não puder pagar e você vendeu a mercadoria, tente recuperar e revender a mercadoria.
Emitir cartas de advogado . Também conhecido como "nastygram", é uma ameaça de ação legal sem realmente tomar uma ação legal. É uma forma relativamente barata de envolver um advogado e geralmente é emitida em papel timbrado do advogado.
Passe para a agência de cobrança . Se nenhum outro método funcionar, entregue a conta a uma agência de cobrança, que pode ser mais agressiva com suas atividades de cobrança do que você gostaria.
