Segregação de deveres

A segregação de funções é a atribuição de várias etapas em um processo para diferentes pessoas. A intenção por trás disso é eliminar casos em que alguém possa se envolver em roubo ou outras atividades fraudulentas por ter um controle excessivo sobre um processo. Em essência, as três funções gerais a seguir em um processo devem ser divididas entre pessoas diferentes:

• Custódia física de um ativo

• Manutenção de registros para o ativo

• Autorização para adquirir ou alienar o ativo

Aqui estão vários exemplos de segregação de funções:

• A pessoa que recebe mercadorias de fornecedores no depósito não pode assinar cheques para pagar aos fornecedores por essas mercadorias.

• A pessoa que mantém os registros de estoque não tem posse física do estoque.

• Quem vende um ativo imobilizado a terceiro não pode registrar a venda nem ficar com a custódia do pagamento do terceiro.

A segregação de funções é um elemento essencial de um sistema de controle. Os auditores buscarão a segregação de funções como parte de sua análise do sistema de controles internos de uma entidade e diminuirão seu julgamento do sistema se houver alguma falha de segregação. Quando há falhas de segregação, os auditores presumem que existe um risco ampliado de fraude e ajustam seus procedimentos de acordo.

A segregação de funções é mais difícil de realizar em uma organização menor, onde há muito poucas pessoas para transferir as tarefas de forma eficaz para pessoas diferentes. Outro problema com a segregação é que a mudança de tarefas entre muitas pessoas torna o fluxo do processo menos eficiente. Quando um nível mais alto de eficiência é desejado, a compensação usual é o controle mais fraco porque a segregação de funções foi reduzida.

A segregação de funções também é conhecida como separação de funções.