carta de cobrança

Uma carta de advertência é uma notificação enviada a um cliente, informando que está atrasado no pagamento de uma conta a receber do remetente. Cartas de advertência geralmente seguem uma progressão de lembretes educados a demandas mais estridentes de pagamento, se o cliente continuar a não responder ao pagamento. As primeiras cartas enviadas a um cliente devem ser educadas, com base na teoria de que o cliente simplesmente esqueceu o pagamento e que a empresa deseja manter sua reputação para negócios futuros.

No entanto, à medida que mais tempo passa, a empresa começa a mudar sua premissa de fazer mais negócios com o cliente e, assim, tende a minimizar a quantidade de boa vontade do cliente que deseja reter em favor de ser paga agora. Independentemente do tom da carta, ela sempre indica o valor devido, a data da fatura não paga, o número da fatura e quaisquer multas de mora ou juros.

Em algum ponto após a data normal de pagamento, a eficácia da emissão de cartas de advertência diminuirá, de modo que a empresa interromperá seu uso e dependerá de contatos pessoais, advogados e agências de cobrança.

Uma carta de advertência pode assumir uma variedade de formas físicas. Originalmente, era uma carta que poderia ser enviada por correio normal, correio registrado ou entrega noturna, a fim de transmitir a urgência crescente do pedido, bem como para criar um registro de recebimento (no caso de correio registrado ou entrega noturna) . No entanto, uma carta de cobrança também pode ser enviada como fax, e-mail ou até mesmo mensagem de texto. Esses métodos de entrega eletrônica podem se extraviar (especialmente um fax) e podem não ser tão eficazes quanto o método mais tradicional baseado em papel.

Cartas de advertência são freqüentemente geradas por um computador, sem nenhuma intervenção humana. O sistema está configurado para usar um determinado texto se o pagamento não tiver sido feito em um determinado número de dias e, então, usar um texto diferente para cartas geradas após um longo período de tempo sem pagamento. Pode ser mais eficiente dispensar a tarefa de criar e emitir cartas de advertência a terceiros.

A equipe do departamento de crédito pode alterar periodicamente o tempo ou o conteúdo dessas cartas geradas automaticamente, se achar que alguma variação melhorará a taxa de cobrança. Isso pode ser feito com o teste AB, onde duas versões de uma carta de advertência são emitidas e a eficácia de cada uma delas monitorada; se uma versão resultar em mais pagamentos do cliente, essa versão se tornará o novo formato de carta padrão a ser usado.

Existem regras que regem o nível de ameaça que podem ser incluídas em uma carta de cobrança, dependendo da jurisdição governamental em que o cliente reside, portanto, você deve evitar cartas de cobrança excessivamente estridentes.

Uma carta de advertência não é o mesmo que um extrato de fim de mês. Um extrato é enviado a todos os clientes com faturas não pagas no final do mês. O extrato inclui todas as faturas que ainda não foram pagas, mesmo que ainda não tenham vencido. O extrato não é considerado assédio, mas sim um simples extrato de conta para um determinado momento. No entanto, ainda é considerado um instrumento de cobrança, uma vez que pode resultar em questionamentos do cliente sobre faturas que ele não possui em seu cadastro e que, portanto, não teria pago.