Definição do documento fonte

Um documento de origem é o documento original que contém os detalhes de uma transação comercial. Um documento de origem captura as principais informações sobre uma transação, como os nomes das partes envolvidas, valores pagos (se houver), a data e o conteúdo da transação. Os documentos fonte são freqüentemente identificados com um número único, para que possam ser diferenciados no sistema contábil. A pré-numeração de documentos é particularmente útil, pois permite que uma empresa investigue se algum documento está faltando.

Depois que as informações em um documento de origem são registradas no sistema de contabilidade, o documento de origem é indexado para fácil acesso e arquivado. Os documentos gerados no último ano são geralmente armazenados no local, enquanto os documentos mais antigos são armazenados em instalações de armazenamento externas menos caras.

Os documentos-fonte são essenciais para os auditores, que os usam como evidência de que as transações registradas realmente ocorreram. Um documento fonte também é usado pelas empresas como prova ao lidar com seus parceiros de negócios, geralmente no que diz respeito a pagamentos. Exemplos de documentos de origem são:

• Cheque cancelado

• Nota de crédito

• Comprovante de depósito

• Relatório de despesas

• Fatura

• Formulário de requisição de materiais

• Ordem de Compra

• Cartão de ponto

• Recibo de venda

Para fins de prova, imagens eletrônicas de documentos de origem são geralmente aceitáveis, embora a documentação em papel ainda possa ser necessária em alguns casos.

Geralmente, é necessário reter os documentos originais por vários anos. O Internal Revenue Service determina intervalos de retenção para alguns tipos de documentos relacionados à folha de pagamento. Se houver qualquer dúvida sobre o período de retenção de um documento, consulte um advogado especializado.