Como contabilizar pré-pagamentos
Um pré-pagamento é feito quando uma empresa vendedora recebe o pagamento de um comprador antes que o vendedor envie as mercadorias ou forneça serviços ao comprador. O pré-pagamento pode acontecer em três circunstâncias:
Um comprador deseja tratamento preferencial para um pedido
O vendedor se recusa a conceder crédito a um comprador
O comprador está no regime de caixa da contabilidade e deseja registrar uma despesa antecipadamente, pagando antecipadamente
Contabilização de pré-pagamentos
Abordaremos a contabilização de pré-pagamentos da perspectiva do comprador e do vendedor.
Perspectiva do comprador . Do ponto de vista do comprador, um pré-pagamento é registrado como um débito na conta de despesas antecipadas e um crédito na conta à vista. Quando o item pré-pago é eventualmente consumido, uma conta de despesas relevante é debitada e a conta de despesas pré-pagas é creditada. Os compradores podem usar em excesso a conta de despesas pré-pagas, o que resulta no rastreamento de um grande número de pequenos itens pré-pagos. Para evitar a despesa de rastrear muitos itens, a contabilidade de pré-pagamento só deve ser usada se um pré-pagamento exceder um determinado valor mínimo; todas as outras despesas devem ser contabilizadas como despesas, mesmo que ainda não tenham sido consumidas.
Perspectiva do vendedor . Do ponto de vista do vendedor, um pré-pagamento é registrado como um crédito em uma conta do passivo para pré-pagamentos e um débito na conta à vista. Quando o pedido pré-pago do cliente é finalmente enviado, a conta de pré-pagamento é debitada e a conta de receita relevante é creditada. Tende a haver poucos pagamentos antecipados, de modo que esses itens são rastreados com relativa facilidade.
Em suma, um pagamento antecipado é registrado como um ativo por um comprador e como um passivo por um vendedor. Esses itens são geralmente apresentados como ativo circulante e passivo circulante, respectivamente, no balanço patrimonial de cada parte, pois geralmente são resolvidos no prazo de um ano.
Por exemplo, uma empresa paga $ 12.000 adiantado para publicidade na Internet que se estenderá por um ano inteiro. A empresa inicialmente cobra o valor total na conta de despesas pré-pagas e, em seguida, cobra US $ 1.000 na conta de despesas de publicidade em cada mês subsequente, para refletir o uso que faz das despesas. O ativo de despesa pré-pago é eliminado no final do ano.
Como outro exemplo, uma empresa de remoção de neve recebe um pagamento adiantado de $ 10.000 de um cliente em troca de arar seu estacionamento em cada um dos próximos quatro meses. A empresa aradora inicialmente registra o recebimento como um passivo e, em seguida, transfere proporcionalmente o valor para uma conta de receita à taxa de $ 2.500 por mês em cada um dos próximos quatro meses.
