Como identificar inventário obsoleto

A maneira mais simples de identificar estoque obsoleto sem um sistema de computador é deixar as etiquetas de contagem de estoque físico em todos os itens de estoque após a conclusão da contagem física anual. As etiquetas coladas em quaisquer itens usados ​​durante o ano subsequente serão jogadas fora no momento do uso, deixando apenas os itens não usados ​​mais antigos ainda etiquetados até o final do ano. Você pode então visitar o warehouse para ver se uma reserva de obsolescência deve ser criada para eles. No entanto, as etiquetas podem cair ou serem arrancadas dos itens de estoque, especialmente se houver um alto nível de tráfego nas caixas próximas. Embora a gravação extra reduza esse problema, é provável que ocorra alguma perda de etiqueta com o tempo.

Mesmo um sistema de rastreamento de estoque computadorizado rudimentar provavelmente registrará a última data em que um número de peça específico foi removido do depósito para produção ou venda. Nesse caso, é fácil usar um redator de relatório para extrair e classificar essas informações, resultando em um relatório que lista todo o estoque, começando com os produtos com a data de “última utilização” mais antiga. Classificando o relatório com a última data de uso mais antiga listada primeiro, você pode chegar prontamente a uma lista de classificação de itens que requerem investigação adicional para possível obsolescência. No entanto, essa abordagem não fornece prova suficiente de que um item nunca será usado novamente, uma vez que pode ser um componente essencial de um item que não foi programado para produção em algum tempo, ou uma peça de serviço para a qual a demanda é baixa.

Uma versão avançada do relatório “usado pela última vez” compara o total de retiradas de estoque com o valor disponível, o que por si só pode ser informação suficiente para conduzir uma revisão de obsolescência. Ele também lista o uso planejado, que exige informações de um sistema de planejamento de necessidades de material e informa sobre os próximos requisitos de uso. Um custo estendido para cada item também é listado, a fim de dar aos usuários do relatório uma ideia da baixa que pode ocorrer se um item for declarado obsoleto.

Se um sistema de computador incluir uma lista de materiais, há uma grande probabilidade de que ele também gere um relatório “onde usado”, listando todas as listas de materiais para as quais um item de estoque é usado. Se não houver “onde usado” listado no relatório para um item, é provável que uma peça não seja mais necessária. Este relatório é mais eficaz se as listas de materiais forem removidas do sistema do computador ou desativadas assim que os produtos forem retirados do mercado; isso revela mais claramente os itens de estoque que não são mais necessários.

Uma abordagem adicional para determinar se uma peça está obsoleta é revisar os pedidos de alteração de engenharia. Esses documentos mostram essas peças sendo substituídas por outras diferentes, bem como quando a mudança está programada para ocorrer. Você pode então pesquisar o banco de dados de estoque para ver quantas peças sendo substituídas ainda estão em estoque, que podem então ser totalizadas, resultando em outra variação na quantidade de estoque obsoleto disponível.

Uma fonte final de informação é o relatório de estoque obsoleto do período anterior. A equipe de contabilidade deve acompanhar esses itens e notificar a administração sobre aqueles para os quais não há atividade de disposição.

Para que qualquer um desses sistemas de revisão funcione, é necessário criar políticas e procedimentos, bem como datas de revisão programadas em andamento. Ao fazer isso, há uma grande probabilidade de que as revisões de obsolescência se tornem uma parte regular das atividades de uma empresa. Em particular, considere uma política determinada pelo Conselho de conduzir pelo menos análises de obsolescência trimestrais, o que dá à administração a oportunidade de localizar itens antes que se tornem muito velhos para serem descartados a um preço razoável. Outra política da diretoria deve estabelecer que a administração procurará ativamente e descartará produtos em processamento ou acabados com um nível de qualidade inaceitável. Ao fazer isso, as mercadorias são impedidas de serem armazenadas no depósito em primeiro lugar.

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