Contabilidade da folha de pagamento | Entradas de diário de folha de pagamento
A contabilização da folha de pagamento envolve todos os aspectos de cálculo e pagamento de compensação aos funcionários, incluindo o pagamento de retenções a terceiros. O resultado desse processo é a documentação das despesas associadas a todos os tipos de remuneração, bem como o pagamento pontual aos funcionários. Embora alguns sistemas que incorporam mais ou menos automação possam não incluir todas essas etapas, o seguinte fluxo de processo se aplicará à maioria dos sistemas de folha de pagamento:
Configure novos funcionários . Faça com que os novos funcionários preencham informações específicas da folha de pagamento como parte do processo de contratação, como o formulário W-4 e os formulários de seguro médico que podem exigir descontos na folha de pagamento. Separe cópias dessas informações para incluí-las na próxima folha de pagamento.
Colete informações do cartão de ponto . Funcionários assalariados não exigem nenhuma mudança nos salários pagos para cada folha de pagamento, mas você deve coletar e resumir informações sobre as horas trabalhadas por funcionários não isentos. Isso pode envolver a digitalização de um crachá por meio de um relógio computadorizado.
Verifique as informações do cartão de ponto . Resuma as informações da folha de pagamento que acabaram de ser coletadas e faça com que os supervisores verifiquem se os funcionários registraram corretamente o tempo.
Resuma os salários devidos . Multiplique o número de horas trabalhadas pela taxa de remuneração de cada funcionário, considerando também as horas extras ou diferenças de turno.
Insira as alterações do funcionário . Os funcionários podem solicitar que sejam feitas alterações em seus contracheques, geralmente nos impostos ou valores de pensão retidos. Pode ser necessário registrar muito disso antes de calcular os impostos, uma vez que afeta o valor dos salários aos quais os impostos são aplicados.
Calcule impostos . Use as tabelas de impostos do IRS para determinar o valor dos impostos a serem retidos do pagamento bruto do funcionário.
Calcule as deduções salariais . Pode haver uma série de deduções adicionais a serem retiradas da renda líquida do funcionário, incluindo deduções para seguro médico, seguro de vida, garantias e taxas sindicais. Você também deve rastrear os valores da meta para essas deduções, de modo que pare de deduzir quando os totais da meta forem atingidos.
Deduza pagamentos manuais . Se os pagamentos manuais já tiverem sido feitos aos funcionários, como adiantamentos, deduza esses valores do pagamento líquido restante.
Crie um registro de folha de pagamento . Resuma as informações de salário e desconto para cada funcionário em um registro da folha de pagamento, que você pode resumir para também criar um lançamento contábil manual para registrar a folha de pagamento. Este documento é criado automaticamente por todos os pacotes de software de folha de pagamento.
Imprimir cheques de pagamento . Imprima os cheques de pagamento dos funcionários usando as informações do registro da folha de pagamento. Você normalmente especifica o pagamento bruto, as deduções e o pagamento líquido em um aviso de remessa que acompanha o contracheque.
Pague por depósito direto . Notifique o seu processador de depósito direto sobre o valor de quaisquer pagamentos de depósito direto e emita avisos de remessa aos funcionários para esses pagamentos.
Emita contracheques . Faça com que um tesoureiro emita cheques de pagamento aos funcionários, exigindo a identificação do funcionário se houver um grande número de funcionários.
Impostos retidos na fonte . Deposite todos os impostos retidos na folha de pagamento e os impostos correspondentes ao empregador em um banco autorizado a administrar essas transações.
Entradas no diário da folha de pagamento
A entrada de diário principal para folha de pagamento é a entrada de nível de resumo que é compilada do registro da folha de pagamento e que é registrada no diário de folha de pagamento ou no razão geral. Essa entrada geralmente inclui débitos para despesas diretas com mão de obra, salários e parte da empresa sobre os impostos sobre os salários. Haverá também créditos em uma série de contas, cada uma detalhando o passivo por impostos sobre a folha de pagamento que não foram pagos, bem como o valor em dinheiro já pago aos funcionários pelo pagamento líquido. A entrada básica (supondo que não haja mais discriminação de débitos por departamento individual) é:
