O fechamento virtual

Um fechamento virtual envolve o uso de sistemas de contabilidade totalmente integrados em toda a empresa para produzir demonstrações financeiras a qualquer momento, sob demanda. Essa abordagem requer não apenas sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), mas também um grande esforço para garantir que as informações subjacentes estejam corretas. O investimento necessário é tão grande que raramente se vê um fechamento virtual em empresas menores. O fechamento virtual requer atenção especial às seguintes áreas:

• Contabilidade centralizada . É quase impossível alcançar um fechamento virtual sem uma grande centralização contábil combinada com software ERP. Por outro lado, isso significa que você não pode ter operações de contabilidade espalhadas por toda a empresa que operam em software de contabilidade diferente.
• Contabilidade padronizada . As transações comerciais devem ser definidas e tratadas da mesma forma em todos os lugares. Caso contrário, a equipe de contabilidade deve gastar tempo investigando irregularidades nas transações apresentadas pelas várias subsidiárias.
• Rastreamento de erros . Quaisquer erros encontrados devem ser rastreados e suas causas subjacentes eliminadas. Caso contrário, há muitos problemas com as demonstrações financeiras virtuais fechadas para se confiar muito nelas.

Os resultados de um fechamento virtual podem não ser totalmente precisos, uma vez que alguns acréscimos de despesas, alocações de custos e reservas são difíceis de automatizar.

Um fechamento virtual difere de um fechamento suave porque requer um número limitado de etapas de fechamento; e por causa dessas etapas de fechamento, o fechamento suave geralmente é usado apenas no final do mês. Como um fechamento virtual é essencialmente automatizado, não há etapas de fechamento, o que permite que você execute demonstrações financeiras para qualquer período de tempo; assim, as demonstrações financeiras diárias são possíveis.

As despesas e o esforço de longo prazo necessários para criar um fechamento virtual não são um bom investimento em setores de crescimento mais lento, onde há pouca concorrência e os ciclos de produtos são longos. No entanto, esse custo pode valer a pena na situação inversa, onde o ambiente de negócios está mudando com grande rapidez e a administração pode usar as demonstrações financeiras diárias para fazer correções contínuas de curso na direção geral dos negócios. No entanto, mesmo neste último caso, um fechamento virtual só vale o esforço se a administração realmente for usar as informações para tomar decisões em tempo hábil; se não for esse o caso, um processo de fechamento mais tradicional pode ser uma solução melhor e menos dispendiosa.