Procedimentos de ativos fixos

O procedimento de reconhecimento de ativos

Uma das áreas em que um procedimento pode ser bastante útil é no reconhecimento inicial de um ativo imobilizado no sistema contábil, por se tratar de uma transação relativamente complicada. O procedimento para completar o processo de reconhecimento de ativos é descrito abaixo:

1. Determine a unidade básica . Determine a unidade básica do ativo. Esta determinação é baseada em uma série de fatores, como se as vidas úteis de vários componentes do ativo são significativamente diferentes, em que nível você prefere rastrear fisicamente o ativo e a relação custo-benefício do rastreamento de ativos em vários níveis de detalhe .
2. Custo de compilação . Compile o custo total da unidade básica. Este é qualquer custo incorrido para adquirir a unidade básica e colocá-la na condição e local pretendidos para seu uso. Essas atividades podem incluir a construção da unidade básica, custos de aquisição e atividades administrativas e técnicas relacionadas.
3. Corresponde ao limite de capitalização . Determine se o custo total da unidade base excede o limite de capitalização corporativa. Se isso não acontecer, contabilize as despesas como despesas quando incorridas. Caso contrário, prossiga para a próxima etapa.
4. Atribuir à classe de ativo . Atribua a unidade base à classe de ativo mais apropriada para a qual existe uma categoria de razão geral (como móveis e utensílios, equipamento de escritório ou veículos).
5. Crie um lançamento contábil manual . Crie um lançamento contábil manual que debite a conta do ativo para a classe de ativo apropriada e credite a conta de despesas na qual o custo da unidade base foi originalmente armazenado.

O procedimento de criação de registro de ativo fixo

Os tipos exatos de informações registradas para um ativo fixo variam de acordo com o negócio, o que significa que o procedimento a seguir pode precisar ser ajustado. O procedimento de amostra a seguir destina-se ao registro de um ativo de manufatura.

1. Criar registro . Crie um novo registro para o ativo e atribua o próximo número de registro sequencial a ele. Se estiver sendo gravado em um sistema de computador, o software atribuirá o número do registro. Caso contrário, o contador de ativos fixos o fará.
2. Escreva uma descrição . Descreva o ativo em uma frase. Se este ativo for semelhante a outros ativos da empresa, use o mesmo formato de descrição. Caso contrário, considere usar uma descrição fornecida pelo fabricante.
3. Insira o número da etiqueta . Liste o número na etiqueta fornecida pela empresa (se houver) afixada no equipamento. Se nenhuma tag foi usada, insira “Sem tag”.
4. Digite o número de série . Digite o número de série fornecido pelo fabricante no equipamento. Se você não conseguir encontrar o número de série, entre em contato com o fabricante para descobrir onde ele deve estar localizado. Se não houver número de série, digite “Sem número de série”.
5. Observe a localização do ativo . Observe a localização do ativo. Sempre que possível, especifique o local pelo menos por prédio e, de preferência, por cômodo. Se estiver localizado na área de produção, especifique o centro de trabalho no qual está localizado.
6. Atribua responsabilidades . Informar o nome ou pelo menos o cargo do responsável pelo bem.
7. Registre a data de aquisição . Informe o mês e o ano em que o ativo estava pronto para o uso pretendido e se ele foi realmente usado nessa data.
8. Insira o custo . Insira o custo total inicial capitalizado do ativo. Isso deve corresponder ao valor registrado no razão geral ou no diário de ativos fixos para o ativo. Não utilize o valor listado na fatura do fornecedor, pois outros custos podem ter sido adicionados. Esta etapa pressupõe que o software de ativos fixos não está tendo uma interface direta com as informações do razão geral ou do diário de ativos fixos.
9. Atribuir à classe de ativo . Atribua o ativo a uma classe de ativo comparando suas características com as classes de ativo padrão usadas pela empresa. Em caso de dúvida, analise os ativos relacionados para determinar as classes às quais foram atribuídos. Esta é uma etapa importante, uma vez que as vidas úteis e os métodos de depreciação são frequentemente atribuídos de forma automática, com base na classe do ativo.
10. Insira a vida útil . Se o sistema não atribuir automaticamente uma vida útil com base na classe do ativo, informe a vida útil.
11. Aprovar registro . Peça ao controlador que analise e aprove o arquivo. Corrija todos os problemas observados pelo revisor.
12. Armazene o registro . Se as informações forem registradas em um sistema totalmente manual, armazene-as por classe de ativo e, a seguir, por número de registro nos arquivos de registro de ativo fixo.

O procedimento de depreciação

Deve haver um procedimento de depreciação detalhado que especifica exatamente como categorizar cada ativo fixo e como depreciá-lo com base na classe de ativo à qual está atribuído. O procedimento básico é:

1. Atribua uma classe de ativo . Combine o ativo fixo com as descrições de classe de ativo padrão da empresa. Se você não tiver certeza da classe correta a usar, examine os ativos já atribuídos às várias classes ou consulte o controlador.
2. Atribuir fatores de depreciação . Atribua ao ativo fixo a vida útil e o método de depreciação que são padronizados para a classe de ativo da qual ele faz parte. Isso é atribuído automaticamente em alguns sistemas computadorizados, onde a atribuição de uma classe de ativo atribui automaticamente uma vida útil e método de depreciação a um ativo.
3. Determine o valor residual . Consulte as equipes de compras ou de engenharia industrial para determinar se o ativo deve ter um valor residual ao final de sua vida útil. Se esse valor residual exceder a política da empresa para valores residuais mínimos, anote isso no cálculo da depreciação.
4. Crie cálculo de depreciação . Crie o cálculo de depreciação com base na vida útil e depreciação obrigatória para a classe de ativo usando o custo do ativo menos qualquer valor residual. Isso é feito automaticamente para ativos inseridos em um pacote de software de ativo fixo, mas, caso contrário, deve ser gerado manualmente.
5. Imprima o relatório de depreciação . Imprima o relatório de depreciação, classificado por classe de ativo.
6. Crie um lançamento contábil manual . Crie a entrada de diário de depreciação mensal, usando o modelo de depreciação padrão. A entrada padrão é registrar um débito para a despesa de depreciação (no total ou por departamento) e registrar um crédito na conta de depreciação acumulada para cada classe de ativo. Essas informações vêm dos totais no relatório de depreciação.
7. Insira a transação . Registre a entrada de diário no software de contabilidade.
8. Materiais de backup de arquivos . Anexe o relatório de depreciação ao formulário de lançamento contábil manual e arquive-o no fichário de lançamento contábil manual.

O procedimento de transferência entre departamentos

Se os ativos fixos forem rotineiramente transferidos entre departamentos, deve haver um procedimento que garanta que os registros relacionados sejam atualizados. As etapas do procedimento são:

1. Preencha um formulário identificando qual ativo está sendo transferido para fora de um departamento. Isso deve incluir o número exclusivo da etiqueta do ativo e uma descrição geral do ativo. O gerente deste departamento assina o formulário para reconhecer que o ativo deve ser transferido para outro lugar.
2. O gerente do departamento que recebe o ativo também assina o formulário, para acusar o recebimento.
3. Encaminhe o formulário ao contador do ativo fixo, que acessa o registro do ativo no sistema contábil e atribui o ativo ao departamento de recebimento. O contador também transfere a despesa de depreciação relacionada para o departamento de recebimento.
4. Envie cópias do formulário a ambos os gerentes de departamento, para seus registros.