Projeto do sistema de contabilidade
O Projeto de Sistemas de Contabilidade
O sistema contábil é essencialmente um banco de dados de informações sobre transações comerciais. O uso principal de um banco de dados é como fonte de informações, portanto, o sistema contábil precisa ser projetado de maneira econômica para fornecer as informações necessárias. Os principais fatores no design do sistema de contabilidade são os seguintes:
Entrada simples ou dupla . Uma empresa muito pequena opera simplesmente registrando recebimentos e pagamentos de dinheiro em seu talão de cheques. Isso é conhecido como sistema de entrada única e só é adequado quando o proprietário de uma empresa não tem interesse em saber o valor dos ativos e passivos detidos por uma empresa. O sistema de entrada única é extremamente simplista, mas pode ser adequado. O sistema de dupla entrada é projetado para registrar não apenas vendas e despesas, mas também ativos, passivos e patrimônio líquido, e assim fornece muito mais informações. O sistema de dupla entrada requer mais habilidade no registro de transações e é usado por todas as organizações maiores.
Caixa ou regime de competência . O regime de contabilidade de caixa registra apenas as transações à medida que o dinheiro é recebido ou gasto, enquanto o regime de competência registra as transações quando deveriam ser reconhecidas, independentemente das variações de caixa. O regime de competência é necessário para estar em conformidade com qualquer uma das estruturas contábeis, como os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos ou as Normas Internacionais de Relatórios Financeiros. Se você espera precisar de demonstrações financeiras auditadas no futuro, use o regime de competência de exercícios.
Estrutura do código de conta . A estrutura do código da conta é a designação numérica ou alfanumérica dada a cada conta na qual as informações são armazenadas. Um código de conta extenso, como um com sete ou mais dígitos, permite uma grande quantidade de manutenção de registros específicos. No entanto, também requer mais trabalho de manutenção e há um risco maior de que as informações sejam codificadas incorretamente nas contas erradas. Portanto, geralmente é melhor manter a complexidade (ou seja, comprimento) da estrutura do código da conta ao mínimo. Organizações menores podem descobrir que apenas uma estrutura de código de conta de três dígitos é suficiente para registrar informações, enquanto entidades maiores e com várias divisões podem exigir estruturas de código consideravelmente mais complexas.
Contas usadas . Você deve decidir quais contas criar. No mínimo (para um sistema de acumulação de dupla entrada), você precisará de contas de caixa, contas a receber, estoque, ativos fixos, contas a pagar, passivos acumulados, patrimônio líquido, receita, custo das mercadorias vendidas e despesas administrativas. No entanto, mesmo uma empresa menor precisa de várias vezes esse número de contas para manter um controle adequado de suas operações. Em particular, provavelmente será necessário manter uma série de contas de despesas diferentes, a fim de examinar as despesas mais de perto.
Representação divisional . Uma empresa maior pode adotar um conjunto padrão de contas e replicá-los para cada uma de suas subsidiárias. Isso também pode ser necessário para linhas de produtos ou instalações individuais. Esse nível de detalhe refinado é especialmente comum quando uma empresa opera um sistema de custeio baseado em atividades.
Relatórios . As informações armazenadas no sistema contábil devem ser agregadas em um sistema de relatórios que são usados para apresentar os resultados financeiros e a posição de uma empresa ou para fornecer relatórios mais específicos de resultados financeiros. Muitos desses relatórios são pré-empacotados com pacotes de software de contabilidade, embora uma empresa possa ter necessidades especiais que exigem relatórios personalizados.
Procedimentos . Um sistema de contabilidade não está operacional até que haja um conjunto de procedimentos em vigor que mostre aos usuários como o sistema deve ser operado. O mais comum desses procedimentos é geralmente documentado com alguns detalhes e transmitido aos funcionários por meio de sessões formais de treinamento.
Controles . Vários controles de contabilidade são necessários para garantir que um sistema de contabilidade opere da maneira pretendida. Esses controles serão específicos para a empresa e podem exigir a participação dos auditores da empresa ou de um consultor externo para garantir que o conjunto de controles instalados seja apropriado para as operações do negócio.
Muitos dos problemas que acabamos de observar são tão fundamentais que você deve entendê-los direito desde o início, ou corre o risco de ter que reconstruir todo o sistema de contabilidade em uma data posterior para acomodar quaisquer mudanças necessárias. Em particular, é melhor adotar imediatamente um sistema de contabilidade de partidas dobradas e contabilidade de exercício.
