Como preparar um balancete
A primeira etapa no processo de criação de demonstrações financeiras é preparar um balancete. Um balancete é preparado no final de cada período de relatório. Isso é feito para agregar informações contábeis para inclusão nas demonstrações financeiras. Para preparar um balancete, siga estas etapas:
Crie uma planilha de oito colunas, com cabeçalhos de coluna para o número da conta, nome da conta, total de débito e total de crédito. Eles cobrem as entradas iniciais na planilha. Adicionaremos os títulos das colunas restantes mais tarde.
Para cada conta do razão geral, resuma o saldo da conta para que haja um único saldo final da conta que seja um débito ou um crédito.
Começando com a primeira conta do razão geral, transfira para a planilha do balancete o número e o nome da conta. Se o saldo final da conta for um débito, insira esse valor na coluna de débito dessa conta. se o saldo final for um crédito, insira esse valor na coluna de crédito dessa conta.
Some os valores da coluna de débito e some os valores da coluna de crédito. Os totais devem corresponder. Caso contrário, o saldo da conta não foi transferido para o balancete ou foi transportado incorretamente ou o razão geral está incorreto. Corrija esses problemas antes de continuar.
Adicione títulos à quinta e sexta colunas da planilha, que são para ajustar débitos e ajustar créditos. Use essas colunas para inserir quaisquer entradas de ajuste. Esses ajustes são geralmente para lançamentos de provisão para diferir ou acelerar o reconhecimento de despesas.
Adicione títulos à sétima e oitava colunas da planilha, que são para os totais de débito e créditos finais. As entradas nesta coluna são os débitos e créditos originais, mais ou menos as entradas de ajuste.
Some os valores na coluna de débito final e some os valores na coluna de crédito final. Os totais devem corresponder. Caso contrário, um saldo de conta ajustado não foi transportado corretamente. Corrija esses problemas antes de continuar.
O balancete agora está pronto para uso na preparação das demonstrações financeiras. É bem possível que as demonstrações financeiras preliminares derivadas desse balancete requeiram ajustes adicionais, caso em que as alterações adicionais são feitas nas colunas de lançamento de ajuste e novas demonstrações financeiras são criadas.
O balancete não é necessário em um sistema de contabilidade informatizado, uma vez que o software prepara automaticamente as demonstrações financeiras a partir das informações do razão geral; não há uma etapa intermediária para preparar também um balancete.
