Livro de compra
O livro razão de compras é um livro secundário no qual as compras são registradas. O livro-razão de compras faz parte do banco de dados do departamento de contabilidade; não é mantido pelo departamento de compras. O razão é útil para segregar em um local um registro dos valores que uma empresa gasta com seus fornecedores. O livro razão de compras mostra quais compras foram pagas e quais permanecem pendentes. Uma transação típica inserida no livro de compras registrará uma conta a pagar, seguida, em uma data posterior, por uma transação de pagamento que elimina a conta a pagar. Portanto, é provável que haja um saldo pendente de conta a pagar no razão a qualquer momento.
Se o volume de compras for relativamente baixo, não há necessidade de um livro razão de compras. Em vez disso, essas informações são registradas diretamente no razão geral.
Se você mantiver um registro manual do livro razão de compras, ele poderá conter muito mais informações do que as indicadas. Os campos de dados em um livro razão de compras preparado manualmente podem incluir as seguintes informações para cada transação:
Data de compra
Código (ou nome) do fornecedor
Número da fatura do fornecedor
Número do pedido de compra (se usado)
Código de identificação do item adquirido (pode ser o código mestre do item ou o número de referência do fornecedor)
Quantia paga
Imposto sobre vendas pago
Bandeira de pagamento (indica se foi pago ou não)
O documento principal registrado no razão de compras é a fatura do fornecedor. Além disso, se os fornecedores concederem um crédito de volta à empresa por itens como mercadorias devolvidas ou itens danificados em trânsito, você também registra notas de crédito emitidas por fornecedores no livro de compras. Uma nota de crédito também pode ser emitida para um desconto por volume, embora esse crédito possa se aplicar a uma série de compras no total e, portanto, não pode ser rastreado até uma transação de compra individual.
As informações no razão de compras são agregadas periodicamente e lançadas em uma conta no razão geral, que é conhecido como conta controle. A conta de controle do razão de compras é usada para evitar que o razão geral seja entulhado com a enorme quantidade de informações que normalmente são armazenadas no livro de compras. Imediatamente após o lançamento, o saldo da conta de controle deve corresponder ao saldo do razão de compras. Visto que nenhuma transação detalhada é armazenada na conta de controle, qualquer pessoa que deseje pesquisar as transações de compra terá que fazer uma busca detalhada da conta de controle até o livro razão de compras para localizá-las.
Antes de fechar os livros e gerar demonstrações financeiras no final de um período contábil, você deve completar todas as entradas no razão de compras, fechar o razão desse período e lançar os totais do razão de compras no razão geral.
Termos semelhantes
O livro razão de compras também é conhecido como livro auxiliar de compra ou subconta de compra.
