Registro de transações contábeis
Quando ocorre uma transação contábil, ela pode ser registrada nos livros de uma organização de várias maneiras. Os seguintes pontos de marcador observam os métodos mais comuns disponíveis:
Entradas de diário. O método mais básico usado para registrar uma transação é o lançamento contábil manual, onde o contador insere manualmente os números da conta e os débitos e créditos de cada transação individual. Essa abordagem é demorada e sujeita a erros e, portanto, normalmente é reservada para ajustes e entradas especiais. Nos itens a seguir, observamos as abordagens mais automatizadas usadas no software de contabilidade para registrar as transações contábeis mais comuns.
Recebimento de faturas de fornecedores . Quando uma fatura do fornecedor é recebida, o contador a registra no módulo de contas a pagar no software de contabilidade. O módulo cria automaticamente um lançamento contábil manual que debita a despesa ou conta de ativo relevante e credita a conta de passivo de contas a pagar.
Emissão de fatura de fornecedor . Quando uma fatura deve ser criada para um cliente, o contador insere as informações relevantes sobre o preço, quantidade unitária e imposto de vendas aplicável no módulo de faturamento no software de contabilidade. O módulo cria automaticamente um lançamento no diário que debita o dinheiro ou a conta de contas a receber e credita a conta de vendas. Também pode haver um crédito na conta de imposto sobre vendas.
Emissão de pagamentos a fornecedores . Quando os fornecedores são pagos, o contador verifica os números das faturas a serem pagas no módulo de contas a pagar no software de contabilidade. O software então imprime cheques ou emite pagamentos eletrônicos, ao mesmo tempo em que debita a conta de contas a pagar e credita em dinheiro.
Emissão de contracheques . Quando os funcionários devem ser pagos, o contador insere as taxas de pagamento e horas trabalhadas de todos os funcionários no módulo de folha de pagamento do software de contabilidade. O módulo cria automaticamente um lançamento contábil manual que debita as contas de compensação e despesas de imposto sobre a folha de pagamento e credita o dinheiro. Essa pode ser uma entrada bastante complexa, pois também pode tratar de penhoras e outras deduções e registrar separadamente vários tipos de impostos sobre os salários.
Todos esses métodos de registro criam entradas no razão geral, ou então em um razão subsidiário que então rola para o razão geral. A partir daí, as transações são agregadas às demonstrações financeiras.
