Controles de estoque
O investimento de uma empresa em estoque é geralmente grande e pode ser composto de muitos itens de mercadoria que podem ser facilmente roubados e revendidos. Se o estoque contém principalmente matéria-prima, monitorá-lo é essencial para garantir que os processos de produção que o utilizam não ficarão sem materiais. Isso significa que você precisa implementar uma série de controles, seja para evitar roubo ou para garantir que a operação de fabricação não fique sem insumos. Descreveremos a seguir alguns dos principais controles a serem considerados para o seu investimento em estoque. Os principais controles internos para seu inventário são:
Vedar e fechar o armazém . O controle de estoque mais importante é simplesmente bloquear o depósito. Isso significa que você constrói uma cerca ao redor do estoque, bloqueia o portão e só permite a entrada de pessoal autorizado no depósito.
Organize o inventário . Pode não parecer um controle simplesmente organizar o estoque no depósito, mas se você não conseguir encontrá-lo, não poderá controlá-lo. Portanto, uma base fundamental para o controle interno do estoque é numerar todos os locais, identificar cada item do estoque e rastrear esses itens por local.
Conte todo o estoque de entrada . Não aceite apenas a palavra do fornecedor de que a quantidade indicada na entrega é a correta. Conte o inventário antes de registrá-lo como recebido. Isso evita que erros sejam introduzidos nos registros de estoque.
Inspecione o estoque de entrada . Verifique se todo o estoque de entrada é do tipo correto e não está danificado. Todos os itens reprovados na inspeção devem ser devolvidos imediatamente, e a equipe de contas a pagar deve ser notificada de que os itens devolvidos não devem ser pagos.
Identifique todo o inventário . Cada refugo de estoque no depósito deve ser identificado com uma etiqueta, que indica o número da peça, descrição, unidade de medida e quantidade. Caso contrário, os itens de estoque provavelmente serão identificados incorretamente.
Separe o estoque de propriedade do cliente . Se houver estoque no local de propriedade dos clientes, a equipe do depósito provavelmente irá contá-lo como se fosse propriedade da empresa, portanto, tenha um procedimento para rotular esses itens como propriedade do cliente quando eles chegarem e segregá-los em um parte separada do armazém.
Padronize a manutenção de registros para a seleção de estoque . Quando um item é retirado da prateleira do depósito, para uso na área de produção ou para venda aos clientes, tenha um procedimento padrão para registrar as retiradas assim que saem do depósito (o que é mais fácil se houver uma cerca do depósito , e o estoque só pode passar por um único portão controlado).
Assine para todo o estoque removido do armazém . Se os itens de estoque estiverem sendo removidos do depósito por motivos fora do processo normal de separação, faça com que a pessoa que remove o estoque assine para a remoção, para que haja um registro de quem é o responsável.
Audite a lista de materiais . A lista de materiais é um registro das peças usadas para construir um produto. A lista de materiais é usada para retirar itens do estoque, portanto, se a fatura estiver incorreta, os selecionadores retirarão quantias incorretas do depósito. Isso exige uma auditoria periódica de cada fatura, bem como acesso apenas por senha aos registros da lista de materiais no sistema de computador.
Rastreie requisições e devoluções extras . Se a equipe de produção solicitar emissões extras de peças ou devolver valores excedentes ao depósito, haverá um erro nos registros de separação (possivelmente na lista de materiais, conforme mencionado).
Conduza uma revisão periódica do inventário obsoleto . O depósito pode eventualmente ficar entupido com estoque obsoleto que não pode ser usado, o que exige altos custos de armazenamento e também interfere nos componentes necessários à produção. Forme um quadro de revisão de materiais que analise periodicamente os registros de estoque para determinar quais itens devem ser vendidos ou eliminados.
Realize contagens de ciclo . Faça com que a equipe do depósito conduza contagens pequenas e frequentes de uma pequena parte do estoque e investigue e corrija quaisquer erros que encontrarem. Isso melhora gradualmente a precisão do registro de inventário.
Investigue os registros de estoque de saldo negativo . Se os registros contábeis mostrarem que há estoque negativo disponível, então obviamente há uma falha de transação que causou o saldo negativo. Este é o principal alvo para uma investigação detalhada.
Registre as transações de sucata . Não jogue sucata em uma lixeira quando isso ocorrer. Se você fizer isso, o sistema contábil ainda considerará que o item sucateado está em estoque e, portanto, superestimará a quantidade de estoque. Em vez disso, crie um procedimento para rastrear o refugo regularmente.
Vários problemas ainda podem surgir com a precisão do registro de inventário, apesar desses controles, portanto, esteja preparado para adicionar mais controles se os problemas forem persistentes.
