Ciclo de despesas
O ciclo da despesa é o conjunto de atividades relacionadas com a aquisição e o pagamento de bens e serviços. Essas atividades incluem a determinação do que precisa ser comprado, atividades de compra, recebimento de mercadorias e pagamentos a fornecedores. Grande parte da entrada para o ciclo de despesas vem do ciclo de vendas, onde os requisitos de compra são orientados pelo volume e tipo de pedidos do cliente.
O ciclo de despesas é composto por vários componentes distintos, incluindo a requisição de bens e serviços, seleção de fornecedores, a encomenda de bens e serviços, seu recebimento e posterior pagamento por eles. O ciclo completo de despesas contém as seguintes atividades:
Determine quais bens e serviços precisam ser pedidos. A maioria das mercadorias a serem encomendadas é necessária ao processo de produção. Para isso, o sistema calcula os componentes que precisam estar disponíveis para a produção programada e subtrai as matérias-primas disponíveis e não alocadas para chegar às quantidades que devem ser adquiridas. Alternativamente, se bens ou serviços são necessários para uma função de venda ou administrativa, o usuário preenche um formulário de requisição que detalha seus requisitos e o encaminha ao departamento de compras.
Quando as mercadorias estão sendo adquiridas para a produção em andamento, o sistema apresentará à equipe de compras um pedido de compra preliminar, usando o fornecedor preferencial indicado no arquivo mestre de estoque para cada item a ser adquirido. A equipe de compras analisa e aprova esses pedidos, que são enviados eletronicamente diretamente aos fornecedores ou impressos e enviados a eles.
Quando bens e serviços fora do padrão estão sendo solicitados, a equipe de compras investiga possíveis fornecedores, seleciona o melhor e emite um pedido de compra.
Conforme as mercadorias são recebidas, o departamento de recebimento acessa os pedidos em aberto no sistema e insere as quantidades recebidas.
Quando as faturas do fornecedor são recebidas, elas são registradas no sistema pela equipe de contas a pagar. O sistema então compara essas faturas com os pedidos de autorização de compra e as informações de recebimento para determinar se as faturas podem ser pagas. Pode haver uma quantidade significativa de trabalho de reconciliação manual neste estágio. O resultado é um conjunto de faturas que foram aprovadas para pagamento.
O sistema agenda os pagamentos aos fornecedores com base nas condições de pagamento predeterminadas com cada um. Quando chega uma data de pagamento agendada, o sistema processa um lote de pagamentos, que serão na forma de transferência eletrônica de fundos ou cheques.
