Como converter o regime de caixa em contabilidade de competência

De acordo com o regime de contabilidade de caixa, as transações comerciais são registradas apenas quando o caixa relacionado a elas é emitido ou recebido. Assim, você registraria uma venda no regime de caixa quando a organização recebesse dinheiro de seus clientes, não quando emitisse faturas para eles. O regime de caixa é comumente usado em pequenas empresas, uma vez que requer apenas uma quantidade limitada de conhecimentos contábeis. No entanto, pode ser necessário converter para o regime de competência da contabilidade, talvez para que os livros da empresa sejam auditados na preparação para sua venda, ou para abrir o capital, ou para obter um empréstimo. O regime de competência é utilizado para registrar as receitas e despesas no período em que são auferidas, independentemente dos fluxos de caixa reais. Para converter o regime de caixa para o regime de competência, siga estas etapas:

  • Adicione despesas acumuladas . Adicione de volta todas as despesas pelas quais a empresa recebeu um benefício, mas ainda não pagou ao fornecedor ou funcionário. Isso significa que você deve provisionar praticamente todos os tipos de despesas, como salários ganhos, mas não pagos, materiais diretos recebidos, mas não pagos, materiais de escritório recebidos, mas não pagos, e assim por diante.

  • Subtraia os pagamentos em dinheiro . Subtraia as despesas de caixa feitas para despesas que deveriam ter sido registradas no período contábil anterior. Isso também significa reduzir o saldo inicial de lucros retidos, incorporando essas despesas ao período anterior.

  • Adicione despesas pré-pagas . Alguns pagamentos em dinheiro podem estar relacionados a ativos que ainda não foram consumidos, como depósitos de aluguel. Revise as despesas feitas durante o período contábil para ver se há despesas pré-pagas e mova a parte não utilizada desses itens para uma conta de ativo. Se você escolher fazer o mesmo para despesas feitas em períodos anteriores, ajuste o saldo inicial de lucros retidos para remover as despesas que agora estão sendo transferidas para uma conta de ativo de despesas pré-pagas.

  • Adicione contas a receber . Registre contas a receber e vendas para todas as faturas emitidas para clientes e para as quais nenhum dinheiro ainda foi recebido deles.

  • Subtraia os recebimentos em dinheiro . Algumas vendas originadas em um período anterior podem ter sido registradas no período contábil corrente com base no recebimento de caixa naquele período. Em caso afirmativo, reverta a transação de venda e registre-a como uma venda e conta a receber no período anterior. Isso exigirá um ajuste na conta inicial de lucros retidos.

  • Subtraia os pagamentos antecipados do cliente . Os clientes podem ter pago antecipadamente por seus pedidos, que teriam sido registrados como vendas pelo regime de contabilidade de caixa. Registre-os como passivos de curto prazo até o momento em que a empresa tenha despachado os produtos relacionados ou fornecido os serviços indicados.

A conversão do regime de caixa para o regime de competência pode ser difícil, pois qualquer software de contabilidade configurado para o regime de caixa não foi projetado para lidar com o regime de competência. Isso significa que todos os ajustes de conversão devem ser feitos manualmente, com lançamentos contábeis manuais. Pode ser mais fácil gerenciar a conversão em uma planilha separada e nunca incluí-la nos registros contábeis formais.

É bem possível que algumas transações sejam perdidas durante a conversão do regime de caixa para o regime de competência. Infelizmente, a única maneira de ter certeza de uma conversão completa e precisa é examinar todas as transações contábeis durante o ano que está sendo convertido, bem como no último trimestre do ano anterior. Portanto, a conversão exige muita mão de obra e é cara.

Além disso, um conjunto muito completo de registros contábeis é necessário para a conversão do regime de caixa para o regime de competência. Uma vez que uma empresa que já está no regime de caixa tende a ser pequena, com menos recursos para um contador ou controlador em tempo integral, é bem possível que os registros contábeis estejam em um estado de desordem suficiente para que a conversão não possa ser feita em um maneira confiável.

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