Definição do relatório de despesas
Um relatório de despesas é um formulário usado para controlar os gastos da empresa. É mais comumente preenchido por funcionários para relacionar as despesas para as quais estão solicitando reembolso. Normalmente, os recibos são anexados ao formulário se os valores das despesas relacionadas excederem um determinado valor mínimo. O empregador examina as inscrições quanto à exatidão e validade e paga aos funcionários as quantias solicitadas. O empregador pode então registrar os valores reembolsados como uma despesa de negócios, que é considerada no valor do lucro contábil e do lucro tributável reconhecido.
Os relatórios de despesas também podem ser usados para detalhar despesas feitas em relação ao adiantamento inicial do funcionário. Nesse caso, o empregador ainda registra os valores enviados como despesas comerciais, mas não há reembolso; em vez disso, o empregador deduz as despesas do valor do adiantamento do empregado.
Um relatório de despesas pode incluir vários campos de informações específicas da empresa, mas geralmente requer pelo menos as seguintes informações essenciais:
Data em que uma despesa foi incorrida (corresponde à data no recibo relacionado)
A natureza da despesa (como passagens aéreas, refeições ou taxas de estacionamento)
O valor da despesa (corresponde ao valor do recibo relacionado)
A conta na qual a despesa deve ser cobrada
Um subtotal para cada tipo de despesa
Uma subtração para quaisquer adiantamentos anteriores pagos ao funcionário
O total geral do valor do reembolso solicitado
Um formulário de relatório de despesas também pode incluir um resumo da política de viagens e entretenimento do empregador, que define quais despesas não serão reembolsadas pela empresa (como despesas de entretenimento no quarto).
O conceito de relatório de despesas também pode se referir a uma lista detalhada das despesas incorridas por cada departamento de uma empresa para um período de relatório. Essas informações são examinadas para ver se as despesas reais incorridas foram diferentes das expectativas, caso em que a administração pode investigar as razões para essas variações.
