Como cobrar contas a receber
A cobrança do contas a receber é vital, pois fornece o caixa necessário para suportar as operações da empresa. A cobrança de contas a receber não é tarefa apenas do departamento de cobrança. Em vez disso, exige um esforço de toda a empresa, porque as cobranças podem ser melhoradas antes que uma fatura seja emitida para os clientes. Considere as seguintes etapas para cobrar contas a receber:
Resolução de problema interno
Uma parte justa de todas as faturas do cliente não é paga porque os clientes estão insatisfeitos com os bens ou serviços que receberam. Isso não é culpa do departamento de cobranças. Em vez disso, a equipe de gerenciamento sênior deve estar envolvida no acompanhamento de cada problema apontado pelos clientes, como produtos com falha, serviço inadequado, mercadorias danificadas, itens incorretos enviados e assim por diante. Em muitos casos, os processos internos que causaram esses problemas farão isso novamente até que uma ação corretiva seja tomada. Em suma, deve haver um ciclo de feedback ativo que envie as reclamações dos clientes de volta a um grupo de gerenciamento central para a resolução contínua do problema.
Gestão de coleções
Qualquer pessoa envolvida em cobranças deve ter tempo e recursos para se envolver em cobranças de maneira eficiente. Os seguintes itens podem ajudar a melhorar a eficiência do departamento:
Postando . Envio imediato de dinheiro, para que a equipe de cobrança não ligue para os clientes sobre as faturas que já pagaram.
Banco de dados . Um sistema de cobrança computadorizado que rastreia promessas de clientes, disca automaticamente para clientes, envia faturas por e-mail automaticamente e assim por diante. Isso aumenta muito a eficiência da equipe de cobrança.
Apoio da equipe . Equipe administrativa que mantém todas as distrações desnecessárias longe da equipe de cobrança.
Agendamento de pessoal . Programação de trabalho que evita que a equipe de cobrança se envolva em qualquer atividade que não seja a cobrança durante os horários de pico.
Técnicas de Coleta
Há uma variedade de técnicas padrão usadas para entrar em contato com os clientes e extrair deles promessas de pagamento. Uma amostra dos métodos mais comuns são:
Emita cartas de cobrança ou e-mails quando parecer que os clientes precisam de um lembrete moderado. Algumas empresas usam uma série dessas comunicações, cada uma com uma redação cada vez mais estridente.
Divida as contas a receber em atraso em grupos, com as faturas de maior valor recebendo a atenção mais contínua. Fazer isso concentra a atenção na cobrança das poucas faturas que compõem a maior parte das contas a receber vencidas.
Envolva a equipe de vendas no esforço de cobrança para tarefas de cobrança maiores ou mais difíceis, onde suas conexões com o cliente podem ser úteis.
Ofereça-se para receber de volta mercadorias para as quais seja evidente que o pagamento não será recebido.
Envolva um escritório de advocacia nas cobranças. A emissão de notificações em papel timbrado do escritório de advocacia pode transmitir a impressão de que a empresa está prestes a entrar com uma ação judicial contra o cliente.
Apresente uma reclamação contra o cliente no tribunal de pequenas causas.
