Quando são feitas as despesas?
As despesas são incorridas quando um recurso é consumido. Você pode consumir um recurso com o passar do tempo ou fisicamente usando um recurso. Por exemplo, você incorreria em uma despesa:
Aluga-se pela passagem do tempo em um período de locação
Para depreciação através da passagem do tempo durante a vida útil de um ativo fixo
Para um produto quando for vendido
Para despesas imateriais, como material de escritório, presume-se que uma despesa foi incorrida assim que esses itens são comprados, uma vez que é muito caro controlá-los e registrar quando os itens são realmente consumidos em uma data posterior.
Você não necessariamente incorre em despesas quando assume uma obrigação. Por exemplo, quando o proprietário de uma empresa assina um contrato de arrendamento segundo o qual sua empresa se compromete a pagar o aluguel do espaço de escritório pelos próximos três anos, a empresa incorre na obrigação de, eventualmente, incorrer em uma despesa. No entanto, ele não incorre na despesa até que complete cada um dos vários períodos de aluguel (quando tiver "consumido" o aluguel).
É possível incorrer em uma despesa sem ter qualquer fatura de fornecedor correspondente ou pagamento de folha de pagamento para registrar o evento; isso ocorre quando a fatura do fornecedor ainda não chegou ou um funcionário ainda não foi pago. Nesses casos, e se uma empresa estiver fechando seus livros no final do mês, ela deve provisionar uma despesa com um lançamento contábil manual para registrar a despesa no mês em que ocorreu. De uma perspectiva de eficiência, os acréscimos de despesas não são usados se as despesas incorridas forem muito pequenas para serem materiais para os resultados relatados na demonstração do resultado.
Os acréscimos de despesas também podem não ser registrados se uma empresa usar um soft close para fechar os livros, caso em que as despesas provavelmente serão incorridas no próximo período de relatório.
