Orçamento flexível
Visão geral do orçamento flexível
Um orçamento flexível se ajusta às mudanças nos níveis reais de receita. As receitas reais ou outras medidas de atividade são inseridas no orçamento flexível depois que um período contábil é concluído e gera um orçamento específico para as entradas. O orçamento é então comparado com as despesas reais para fins de controle. As etapas necessárias para construir um orçamento flexível são:
Identifique todos os custos fixos e separe-os no modelo de orçamento.
Determine até que ponto todos os custos variáveis mudam conforme as medidas de atividade mudam.
Crie o modelo de orçamento, onde os custos fixos são “embutidos no código” no modelo e os custos variáveis são declarados como uma porcentagem das medidas de atividade relevantes ou como um custo por unidade de medida de atividade.
Insira as medidas da atividade real no modelo após a conclusão de um período contábil. Isso atualiza os custos variáveis no orçamento flexível.
Insira o orçamento flexível resultante para o período concluído no sistema de contabilidade para comparação com as despesas reais.
Essa abordagem varia do orçamento estático mais comum, que contém nada além de valores fixos que não variam com os níveis reais de receita. Orçamento versus relatórios reais sob um orçamento flexível tendem a produzir variações que são muito mais relevantes do que aquelas geradas sob um orçamento estático, uma vez que tanto as despesas orçadas quanto as reais são baseadas na mesma medida de atividade. Isso significa que as variações provavelmente serão menores do que em um orçamento estático e também serão altamente acionáveis.
Um orçamento flexível pode ser criado com níveis de sofisticação. Aqui estão várias variações do conceito:
Orçamento básico flexível . Em sua forma mais simples, o orçamento flexível altera as despesas que variam diretamente com as receitas. Normalmente, há uma porcentagem embutida no modelo que é multiplicada pelas receitas reais para chegar a quais despesas deveriam estar em um nível de receita declarado. No caso do custo das mercadorias vendidas, pode ser usado um custo por unidade, em vez de uma porcentagem das vendas.
Orçamento intermediário flexível . Algumas despesas variam com outras medidas de atividade além da receita. Por exemplo, as despesas telefônicas podem variar de acordo com as mudanças no quadro de funcionários. Nesse caso, é possível integrar essas outras medidas de atividade no modelo de orçamento flexível.
Orçamento flexível avançado . As despesas podem variar apenas dentro de certas faixas de receita ou outras atividades; fora dessas faixas, uma proporção diferente de despesas pode ser aplicada. Um orçamento flexível e sofisticado mudará as proporções dessas despesas se as medidas em que se baseiam excederem os intervalos desejados.
Resumindo, um orçamento flexível oferece à empresa uma ferramenta para comparar o desempenho real com o orçado em vários níveis de atividade.
Vantagens do orçamento flexível
O orçamento flexível é um conceito atraente. Aqui estão várias vantagens:
Uso em ambiente de custo variável . O orçamento flexível é especialmente útil em empresas onde os custos estão intimamente alinhados com o nível de atividade empresarial, como um ambiente de varejo onde as despesas gerais podem ser segregadas e tratadas como um custo fixo, enquanto o custo das mercadorias está diretamente vinculado às receitas.
Medição de desempenho . Como o orçamento flexível se reestrutura com base nos níveis de atividade, é uma boa ferramenta para avaliar o desempenho dos gestores - o orçamento deve estar alinhado com as expectativas em qualquer número de níveis de atividade.
Eficiência orçamentária . O orçamento flexível pode ser usado para atualizar mais facilmente um orçamento para o qual a receita ou outros números de atividades ainda não foram finalizados. Nessa abordagem, os gerentes aprovam todas as despesas fixas, bem como as despesas variáveis como proporção das receitas ou outras medidas de atividade. Em seguida, a equipe de orçamentos conclui o restante do orçamento, que flui pelas fórmulas do orçamento flexível e altera automaticamente os níveis de despesas.
Esses pontos tornam o orçamento flexível um modelo atraente para o usuário de orçamento avançado. No entanto, antes de decidir mudar para o orçamento flexível, considere as seguintes questões de compensação.
Desvantagens do orçamento flexível
O orçamento flexível parece, a princípio, uma excelente maneira de resolver muitas das dificuldades inerentes a um orçamento estático. No entanto, também há uma série de problemas sérios com ele, que abordamos nos seguintes pontos:
Formulação . Embora o orçamento flexível seja uma boa ferramenta, pode ser difícil de formular e administrar. Um problema com sua formulação é que muitos custos não são totalmente variáveis, em vez disso, têm um componente de custo fixo que deve ser calculado e incluído na fórmula do orçamento. Além disso, uma grande quantidade de tempo pode ser gasta desenvolvendo fórmulas de custo, que é mais tempo do que a equipe de orçamento típica tem disponível no meio do processo orçamentário.
Atraso de fechamento . Um orçamento flexível não pode ser pré-carregado no software de contabilidade para comparação com as demonstrações financeiras. Em vez disso, o contador deve esperar até que um período de relatório financeiro seja concluído e, em seguida, inserir a receita e outras medidas de atividade no modelo de orçamento, extrair os resultados do modelo e carregá-los no software de contabilidade. Só então é possível emitir demonstrações financeiras que contenham informações orçamentárias versus reais, o que atrasa a emissão das demonstrações financeiras.
Comparação de receita . Em um orçamento flexível, não há comparação das receitas orçadas com as reais, uma vez que os dois números são iguais. O modelo é projetado para combinar as despesas reais com as despesas esperadas, não para comparar os níveis de receita. Não há como destacar se as receitas reais estão acima ou abaixo das expectativas.
Aplicabilidade . Algumas empresas têm tão poucos custos variáveis de qualquer tipo que faz pouco sentido construir um orçamento flexível. Em vez disso, eles têm uma grande sobrecarga fixa que não varia em resposta a qualquer tipo de atividade. Por exemplo, considere uma loja na web que baixa software para seus clientes; uma certa quantia de despesas é necessária para manter a loja e essencialmente não há custo dos produtos vendidos, exceto taxas de cartão de crédito. Nesta situação, não adianta construir um orçamento flexível, pois não varia de um orçamento estático.
Em suma, um orçamento flexível requer tempo extra para ser construído, atrasa a emissão de demonstrações financeiras, não mede variações de receita e pode não ser aplicável em certos modelos de orçamento. Esses são problemas sérios que tendem a restringir seu uso.
