Orçamento base zero

Visão geral do orçamento base zero

Um orçamento de base zero exige que os gerentes justifiquem todas as despesas orçadas. Isso se opõe à abordagem mais comum de exigir apenas justificativas para mudanças incrementais no orçamento ou nos resultados reais do ano anterior. Assim, presume-se teoricamente que um gerente tem uma linha de base de despesas igual a zero (daí o nome do método de orçamento), independentemente do orçamento real do ano anterior.

Na realidade, presume-se que um gerente tenha um montante mínimo de financiamento para as operações departamentais básicas, acima do qual o financiamento adicional deve ser justificado. A intenção do processo é reorientar continuamente o financiamento para os principais objetivos de negócios e encerrar ou reduzir quaisquer atividades não mais relacionadas a esses objetivos.

O fluxo do processo básico sob o orçamento de base zero é:

  1. Identifique os objetivos de negócios

  2. Crie e avalie métodos alternativos para cumprir cada objetivo

  3. Avalie os níveis de financiamento alternativos, dependendo dos níveis de desempenho planejados

  4. Estabeleça prioridades

O conceito de redução de despesas em camadas também pode ser usado ao contrário, onde você delineia os custos específicos e o investimento de capital que serão incorridos se você adicionar um serviço ou função adicional. Assim, a administração pode fazer determinações discretas da combinação exata de custo incremental e serviço para seus negócios. Esse processo normalmente resultará em pelo menos um nível de serviço mínimo, que estabelece uma linha de base de custos abaixo da qual é impossível para uma empresa ir, junto com várias gradações de serviço acima do mínimo.

Vantagens do Orçamento Base Zero

Existem várias vantagens no orçamento base zero, que incluem:

  • Análise de alternativas . O orçamento base zero exige que os gerentes identifiquem formas alternativas de realizar cada atividade (como mantê-la internamente ou terceirizá-la), bem como os efeitos dos diferentes níveis de gastos. Ao forçar o desenvolvimento dessas alternativas, o processo faz com que os gestores considerem outras formas de conduzir o negócio.

  • Inflação do orçamento . Uma vez que os gerentes devem vincular os gastos às atividades, é menos provável que eles possam inflar artificialmente seus orçamentos - a mudança é muito fácil de detectar.

  • Comunicação . O orçamento base zero deve despertar um debate significativo entre a equipe de gestão sobre a missão corporativa e como ela deve ser alcançada.

  • Elimine atividades não essenciais . Uma revisão do orçamento de base zero força os gerentes a decidir quais atividades são mais críticas para a empresa. Ao fazer isso, eles podem direcionar atividades não-chave para eliminação ou terceirização.

  • Foco na missão . Uma vez que o conceito de orçamento de base zero requer que os gerentes vinculem as despesas às atividades, eles são forçados a definir as várias missões de seus departamentos - que de outra forma poderiam ser mal definidas.

  • Identificação de redundância . A revisão pode revelar que as mesmas atividades estão sendo conduzidas por vários departamentos, levando à eliminação da atividade fora da área onde a administração deseja que ela seja centrada.

  • Revisão necessária . Usar o orçamento de base zero regularmente torna mais provável que todos os aspectos de uma empresa sejam examinados periodicamente.

  • Alocação de recursos . Se o processo for conduzido com a missão e os objetivos corporativos gerais em mente, uma organização deve terminar com um forte direcionamento de fundos para as áreas onde são mais necessários.

Resumindo, muitas das vantagens do orçamento de base zero se concentram em uma visão forte e introspectiva da missão de uma empresa e exatamente como a empresa está alocando seus recursos para cumprir essa missão.

Desvantagens do Orçamento Base Zero

A principal desvantagem do orçamento de base zero é o nível excepcionalmente alto de esforço necessário para investigar e documentar as atividades do departamento; esta é uma tarefa difícil mesmo uma vez por ano, o que faz com que algumas entidades utilizem o procedimento apenas uma vez a cada poucos anos, ou quando há mudanças significativas dentro da organização. Outra alternativa é exigir o uso do orçamento de base zero em uma base contínua em diferentes partes da empresa ao longo de vários anos, de modo que a administração possa lidar com menos dessas revisões por ano. Outras desvantagens são:

  • Burocracia . A criação de um orçamento de base zero a partir do zero de forma contínua exige uma enorme quantidade de análises, reuniões e relatórios, os quais requerem pessoal adicional para gerenciar o processo.

  • Gamesmanship . Alguns gerentes podem tentar distorcer seus relatórios de orçamento para concentrar despesas nas atividades mais vitais, garantindo assim que seus orçamentos não sejam reduzidos.

  • Justificativas intangíveis . Pode ser difícil determinar ou justificar os níveis de despesas para áreas de uma empresa que não produzem resultados “concretos” e tangíveis. Por exemplo, qual é o valor correto das despesas de marketing e quanto deve ser investido em atividades de pesquisa e desenvolvimento?

  • Tempo gerencial . A revisão operacional exigida pelo orçamento de base zero requer uma quantidade significativa de tempo de gerenciamento.

  • Treinamento . Os gerentes exigem um treinamento significativo no processo de orçamento de base zero, o que aumenta ainda mais o tempo necessário a cada ano.

  • Velocidade de atualização . O esforço extra necessário para criar um orçamento de base zero torna ainda menos provável que a equipe de gerenciamento revise o orçamento em uma base contínua para torná-lo mais relevante para a situação competitiva.

Artigos Relacionados