Procedimento de contagem de estoque
Em uma empresa que não possui registros de estoque precisos, é necessário conduzir periodicamente uma contagem completa do estoque (conhecida como contagem física). Isso geralmente é feito no final de um mês, trimestre ou ano, para coincidir com o final de um período de relatório. Como o procedimento a seguir mostrará, é preciso muito esforço para concluir uma contagem precisa do inventário físico, então as empresas tendem a limitar o número de contagens concluídas por ano. As etapas do processo são as seguintes:
Tags de contagem de pedidos . Peça um número suficiente de etiquetas de contagem de duas partes para a quantidade de estoque que se espera contar. Essas tags devem ser numeradas sequencialmente, para que possam ser rastreadas individualmente como parte do processo de contagem.
Visualize o inventário . Revise o estoque vários dias antes da contagem de estoque programada. Se houver números de peça ausentes ou se os itens parecerem em uma condição que seria difícil de contar (como não estarem sendo ensacados ou encaixotados), notifique a equipe do depósito para fazer as correções necessárias.
Inventário de pré-contagem . Examine o inventário com vários dias de antecedência e conte todos os itens que podem ser colocados em recipientes lacrados. Sele-os nos recipientes e marque a quantidade na fita de lacre. Isso torna a tarefa de contagem muito mais fácil durante a contagem real. Se um selo for rompido, uma equipe de contagem saberá que precisa recontar o conteúdo de um recipiente.
Entrada de dados completa . Se houver alguma transação de entrada de dados restante a ser concluída, faça isso antes do início da contagem do inventário físico. Isso inclui transações para emissões do depósito, devoluções ao depósito e transferências entre posições de depósito dentro do depósito.
Notifique os locais de armazenamento externos . Se a empresa tiver quaisquer depósitos externos ou locais de terceiros que mantenham estoque da empresa em consignação, notifique-os de que eles devem contar o estoque em mãos a partir da data oficial da contagem e encaminhar essas informações ao gerente do depósito.
Congelar atividades de depósito . Interrompa todas as entregas do depósito e também separe todas as mercadorias recém-recebidas onde não serão contadas. Caso contrário, os registros do inventário estarão em um estado de fluxo durante a contagem do inventário e, portanto, não serão totalmente confiáveis.
Instrua equipes de contagem . Reúna equipes de duas pessoas para contar o estoque e instrua-as em seus deveres de contagem. Essas funções envolvem fazer com que uma pessoa conte o inventário enquanto a outra marca as informações em uma etiqueta de contagem. Uma cópia da etiqueta é afixada ao inventário, enquanto a equipe retém a outra cópia.
Tags de emissão . Um funcionário de estoque emite blocos de etiquetas de contagem para as equipes de contagem. Cada equipe é responsável por retornar um intervalo numérico específico de tags de contagem, sejam elas usadas ou não. Manter o controle sobre todas as marcas de contagem garante que as marcas perdidas sejam investigadas imediatamente.
Atribuir áreas de contagem . Atribua um intervalo específico de caixas para cada equipe de contagem. Observe esses locais com um marcador em um mapa do armazém. O encarregado do estoque deve manter uma lista mestre de quais áreas do depósito foram contadas e quais equipes foram atribuídas a cada área.
Contar inventário . Uma pessoa em cada equipe conta um item específico em um local de armazenamento e, em seguida, a outra pessoa marca o local de armazenamento, a descrição do item, o número da peça, a quantidade e a unidade de medida em uma etiqueta de contagem. A equipe afixa a cópia original da etiqueta ao item de inventário e retém a cópia.
Verifique as tags . Após a conclusão de uma área de contagem, cada equipe de contagem retorna ao encarregado do estoque, que verifica se todas as etiquetas foram devolvidas. Se houver mais áreas de depósito a serem contadas, atribua uma nova área às equipes de contagem e emita-lhes novos blocos de etiquetas de contagem, conforme necessário.
Insira as informações da tag . Insira as informações nas marcas de contagem em um formulário de entrada de dados online. Quando a entrada de dados for concluída, imprima um relatório mostrando todos os números de tag inseridos, classificados por número de tag e procure por lacunas nos números. Investigue todas as lacunas de numeração encontradas. Isso garantirá que todas as marcas de contagem emitidas sejam incluídas no arquivo.
Investigue resultados incomuns . Re-classifique o relatório de inventário de várias maneiras para procurar informações incomuns e investigue a entrada da tag associada a cada uma.
Pode ser útil avaliar este procedimento após cada contagem, para ver se o procedimento deve ser alterado para compensar quaisquer problemas de contagem experimentados.
