Procedimento de despesas antecipadas
Despesas pagas antecipadamente são despesas que ainda não foram consumidas e, portanto, são capitalizadas por um curto período de tempo. O procedimento a seguir mostra uma maneira consistente de contabilizar esses itens como despesas.
Reconhecimento Inicial de Despesas Pré-pagas
Ao codificar faturas de fornecedores para entrada no sistema de contabilidade, obtenha aprovação por escrito do controlador assistente para que um faturamento seja codificado como despesa pré-paga. Caso contrário, a entrada padrão é registrar uma despesa como despesa.
Verifique se o item a ser codificado como despesa pré-paga é igual ou maior que o limite mínimo de capitalização da empresa de $ ______. Caso contrário, carregue-o como despesa no período atual.
Copie a documentação associada ao item e armazene-a na pasta de despesas pré-pagas.
Insira o item pré-pago na planilha de amortização de despesas antecipadas, observando as datas de início e término do período de amortização, bem como o valor sendo capitalizado, o nome do fornecedor e o número da fatura do documento de origem. Apenas a amortização linear é permitida. Se o item ainda não deve ser amortizado, anote o motivo na planilha.
Amortização Subseqüente de Despesas Antecipadas
Verifique os cálculos de amortização na planilha de amortização de despesas antecipadas.
Pegue a amortização total da planilha para o período atual e insira-a na entrada de diário de amortização padrão.
Peça ao controlador assistente para confirmar a entrada.
Lance a entrada de amortização.
Reconciliação de despesas antecipadas
No final de cada mês, imprima o detalhe da conta de despesas pré-pagas.
Combine os itens de linha na conta com os detalhes de suporte na planilha de amortização de despesas pré-pagas.
Se o detalhe de suporte não corresponder ao saldo da conta, ajuste o saldo da conta com a aprovação do controlador assistente.
Nota: Se o saldo de um item de linha pré-pago cair abaixo de um nível mínimo designado, como $ 250, considere a baixa de todo o saldo restante, eliminando assim a necessidade de continuar rastreando a amortização restante desse item.