Métricas de folha de pagamento
O departamento de folha de pagamento lida com altos volumes de transações para atividades que se repetem continuamente. Dada a natureza recorrente do trabalho subjacente, esta é uma excelente área para instalar métricas que dão à gestão uma ideia das áreas em que o desempenho pode ser melhorado. Se usadas corretamente, as métricas podem mostrar onde você pode detalhar os dados para obter mais informações sobre os problemas subjacentes, resultando potencialmente em maior eficiência de processamento e menos tempo perdido na correção de erros.
Uma seleção (ou todas) das seguintes métricas pode ser útil para destacar mudanças que requerem investigação adicional:
Número de recuperações W-2. Este é o número de vezes em um período de medição que a equipe da folha de pagamento teve que fornecer aos funcionários uma cópia do Formulário W-2. É útil como justificativa para um projeto fornecer aos funcionários acesso online direto a essas informações.
Proporção de verificações manuais . Quando há uma grande proporção de cheques manuais emitidos, este é um forte indicador de que há erros no processo normal da folha de pagamento que requerem correção com pagamentos manuais. Essa métrica também pode indicar a presença de um grande número de avanços de funcionários.
Proporção de erros em relação ao total de pagamentos . Esta é uma agregação geral de todas as correções da folha de pagamento encontradas em um período ao número total de pagamentos feitos aos funcionários. Esta é a métrica de nível mais alto e, portanto, requer investigação adicional para encontrar os motivos dos problemas subjacentes.
Proporção de formulários W-2c emitidos . O Formulário W-2c é usado para corrigir o valor relatado de remuneração paga a um funcionário e é um forte indicador do acúmulo de dados da folha de pagamento ou problemas de cálculo subjacentes. No entanto, ele realmente apenas indica problemas que surgem perto do final do ano civil, quando os problemas ainda não foram corrigidos em um período posterior de processamento da folha de pagamento.
Pagamentos indevidos de salários . Refere-se àqueles casos em que foram pagos salários excessivamente elevados em relação ao autorizado. Uma medida acessória é o valor desses pagamentos indevidos posteriormente cobrados dos empregados pela empresa.
O número de métricas de folha de pagamento usadas, bem como seu nível de rastreamento de informações detalhadas, pode aumentar com o tempo, à medida que o gerente da folha de pagamento elimina os problemas mais fáceis e começa a se aprofundar nas transações da folha de pagamento para erradicar os problemas restantes da folha de pagamento que são mais difíceis de localizar e corrigir. Por exemplo, pode ser necessário focar nas taxas de erro de transação em locais, departamentos ou tipos de transação específicos para determinar a causa de um erro.
