Aplicação automática de dinheiro

Quando uma empresa recebe um grande número de pagamentos de clientes todos os dias, pode ser muito difícil para o caixa aplicar os recebimentos em contas a receber em aberto em tempo hábil. Nesse caso, os depósitos podem ser atrasados. O processo de aplicação de dinheiro pode ser substancialmente comprimido com o uso da aplicação automática de dinheiro.

A aplicação automática de dinheiro exige que o operador do cofre use um feed de dados para encaminhar à empresa as informações de reconhecimento de caracteres de tinta magnética (MICR) de cada cheque recebido no cofre, bem como o valor total do pagamento. O software de aplicação de caixa usa uma tabela de decisão para decidir como aplicar esses pagamentos para contas a receber em aberto. O processo de decisão automatizado geralmente segue estas etapas:

  1. Faça a correspondência entre o número da conta bancária mostrado nas informações MICR de cada cheque e o cliente correto. Isso acessa o registro correto do cliente de contas a receber em aberto.
  2. Faça a correspondência entre pagamentos e faturas em que o valor do pagamento corresponda exatamente ao valor da fatura.
  3. Dos pagamentos restantes, combine o dinheiro com as faturas em que o valor em dinheiro corresponda ao valor exato de várias faturas que acabaram de vencer.
  4. Expulse todos os pagamentos restantes para revisão manual.

A tabela de decisão pode conter regras mais sofisticadas, como aplicar dinheiro se os valores de pagamento não incluírem os elementos de frete e / ou imposto sobre vendas de uma fatura. À medida que a empresa examina os pagamentos efetuados pelo sistema, ela pode ajustar gradualmente a tabela de decisão para aumentar o número de aplicações automáticas de dinheiro. No entanto, a variedade de deduções feitas torna improvável que algum dia seja possível automatizar completamente o processo de aplicação de dinheiro. No entanto, a aplicação automática de dinheiro pode melhorar muito a velocidade com que o dinheiro é aplicado.

Depois que as aplicações de caixa são realizadas, o software lança esses pagamentos no módulo de recebimentos de caixa no software de contabilidade da empresa. Se o sistema de aplicação de caixa automático for um aplicativo independente, isso significa que as atualizações devem ser transferidas para o software de contabilidade por meio de uma interface personalizada.

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