Contabilidade de contas a pagar

A contabilização de contas a pagar envolve o registro e o pagamento de passivos. Esta é a principal área funcional por meio da qual uma empresa registra despesas e paga outras partes. As principais tarefas de contabilidade de contas a pagar são as seguintes:

1. Verificação de fatura . A primeira etapa na contabilização de contas a pagar é garantir que todas as faturas recebidas de fornecedores sejam válidas. Existem duas maneiras de fazer isso. Uma opção é fazer com que um funcionário autorizado aprove cada fatura. A outra opção é comparar as informações de cada fatura com o pedido de autorização e a documentação de recebimento, o que é chamado de conciliação tripla. Como as duas opções exigem muita mão-de-obra, é comum não verificar faturas com valores pequenos em dólares.
2. Gravação de fatura . Depois de verificada a fatura, o contador insere o valor devido no software de contas a pagar. As informações inseridas incluem o nome do fornecedor, a data da fatura e o valor da fatura. O lançamento contábil relacionado gerado pelo software de contabilidade é sempre um crédito na conta de contas a pagar. O débito de compensação pode ser em uma conta de despesa ou ativo.
3. Pagamento da fatura . Quando uma fatura está vencida para pagamento, o contador a configura para pagamento por meio do software de contabilidade. Isso normalmente significa que um registro de verificação preliminar é executado e revisado para garantir que todos os itens agendados para pagamento sejam realmente pagos. Nesse caso, o estoque de cheques é colocado na impressora e os cheques são impressos. As informações de apoio são anexadas a cada cheque e depois encaminhadas a um assinante de cheques, que analisa cada pacote de informações em busca de erros e, em seguida, assina os cheques. Uma alternativa é enviar pagamentos eletrônicos diretamente para as contas bancárias dos fornecedores. Após o pagamento, todas as informações de pagamento são grampeadas e arquivadas por nome do fornecedor.

Há uma série de tarefas adicionais envolvidas na contabilidade de contas a pagar, incluindo as seguintes:

• Faça a reconciliação periódica da conta de contas a pagar, para garantir que o saldo da conta corresponda aos valores reais devidos aos fornecedores.
• Envie formulários 1099 para fornecedores após o final do ano civil, se os pagamentos agregados a eles excederem um valor limite.
• Contate fornecedores para garantir que eles descontaram todos os cheques enviados a eles; caso contrário, os valores de cheques não sacados podem ter que ser encaminhados a um governo estadual como propriedade não reclamada.