Definição de folha de pagamento
A folha de pagamento é o processo de remuneração dos funcionários por seus esforços em nome de uma empresa. Normalmente, é tratado pelo departamento de contabilidade ou pelo departamento de recursos humanos. Muitas organizações agora terceirizam a maior parte do processamento de sua folha de pagamento a um terceiro especializado nessa atividade. A função de processamento da folha de pagamento envolve as seguintes etapas:
Colete informações sobre as horas trabalhadas . Os trabalhadores que são pagos por hora apresentam suas horas trabalhadas, geralmente por meio de um sistema de cronometragem, como um relógio de ponto, um relógio computadorizado, um site de controle de tempo baseado na Internet ou até mesmo um telefone celular. Isso não é necessário para os funcionários que recebem salários, uma vez que recebem um valor fixo em cada período de tempo.
Obtenha aprovação das horas trabalhadas . Os supervisores dos trabalhadores horistas revisam as informações de tempo enviadas e aprovam as horas trabalhadas ou pedem aos funcionários que corrijam os erros.
Calcule o pagamento . Para os trabalhadores que são pagos por hora, multiplique as horas trabalhadas por suas taxas de pagamento por hora, ajustadas para horas extras, diferenciais de pagamento por turnos trabalhados ou pagamento de periculosidade. Este é um valor padrão para funcionários assalariados. O resultado dessa etapa é o pagamento bruto devido a cada funcionário.
Calcule as deduções . Calcule a previdência social e as deduções fiscais de assistência médica do pagamento bruto, bem como quaisquer outras deduções para retenções de imposto de renda, pensões, seguro médico, contribuições sindicais, contribuições de caridade e assim por diante. O resultado dessa etapa é o pagamento líquido devido a cada funcionário.
Crie pagamentos . Isso geralmente envolve inserir as informações de pagamento em um sistema de computador ou enviá-las a um processador de folha de pagamento de terceiros, o que resulta em cheques de pagamento, pagamentos de depósito direto ou pagamentos em um cartão de débito da folha de pagamento.
Existe um risco considerável de grandes penalidades impostas pelo governo se os impostos sobre os salários e as retenções relacionadas não forem remetidos ao governo de acordo com um cronograma de pagamento rígido. Esta é uma grande preocupação para os proprietários de pequenas empresas, uma vez que os pagamentos em dinheiro devem ser feitos no prazo. Uma boa maneira de evitar o risco de perder essas remessas de impostos é terceirizar a folha de pagamento para um serviço terceirizado de processamento de folha de pagamento, que remete os fundos em nome da empresa.
Há uma variedade de melhores práticas de folha de pagamento que podem ser aplicadas para agilizar o processo da folha de pagamento, o que pode ser um processo demorado que requer uma quantidade excessiva de tempo da equipe e que pode resultar em um grande número de erros.
O conceito de folha de pagamento pode ser estendido ao pagamento de empreiteiros, embora esses pagamentos sejam feitos por meio do sistema de contas a pagar, e não pelo sistema de folha de pagamento.
