O catálogo de compras online
Quando um funcionário deseja comprar algo, a abordagem tradicional é preencher um formulário de requisição de compra e enviá-lo ao departamento de compras. A equipe de compras investiga onde pode obter o item solicitado pelo menor preço e, em seguida, emite um pedido de compra para o cliente selecionado. Depois que o fornecedor entrega as mercadorias e emite uma fatura, a equipe de contas a pagar da empresa deve corresponder a fatura ao pedido de compra inicial e à prova de recebimento e, em seguida, emitir um pagamento. Esse processo é extremamente complicado, que pode ser evitado com o uso de um catálogo eletrônico de compras.
Quando os funcionários têm acesso a um catálogo de compras online, eles podem visualizar uma lista padronizada de produtos que foram revisados e aprovados com antecedência pela equipe de compras e fazer pedidos por meio do sistema. O sistema então cria um pedido de compra eletrônico e o encaminha ao fornecedor indicado, junto com uma autorização de compra aberta pré-aprovada. Uma vez que o fornecedor encaminha as mercadorias solicitadas para a empresa, a equipe de recebimento chama o pedido em uma estação de trabalho e verifica o item pedido como tendo sido atendido. O sistema então sinaliza a equipe de contas a pagar para pagar o fornecedor.
Ao usar um catálogo de compras online, os seguintes benefícios são obtidos:
- Papelada . Todos os documentos usados internamente para solicitar, solicitar e pagar compras são eliminados.
- Compras concentradas . A maioria das compras é canalizada para um pequeno número de fornecedores pré-selecionados, o que significa que a empresa pode ter direito a descontos por volume.
No entanto, pode ser necessária alguma programação do sistema para configurar compras on-line e os pedidos de compra abertos devem ser configurados com antecedência, o que torna esta solução menos econômica para empresas menores. Além disso, funciona melhor para compras acidentais, em vez de para a aquisição de matérias-primas, que podem exigir um sistema de gerenciamento de materiais mais detalhado.
