Verificar pagamentos por fax

Pode ser extremamente difícil extrair o pagamento em cheque de um cliente, especialmente se o vendedor quiser uma entrega imediata que custará ao cliente uma taxa de entrega noturna. Uma alternativa é fazer com que o cliente envie um fax ou e-mail com uma imagem digitalizada de um cheque preenchido e assinado para o vendedor e, em seguida, siga estas etapas:

• Obtenha o software de impressão de cheques, que está disponível em várias empresas (pesquise “software de verificação por fax” em um mecanismo de pesquisa da Internet).
• Insira as informações do cheque no software.
• Imprima o cheque usando o papel de segurança de cheques, que pode ser obtido em uma loja de materiais de escritório local. Use tinta de impressora padrão, não a tinta de reconhecimento de caracteres de tinta magnética especial (MICR) usada pelos bancos. O software de impressão de cheques incluirá o seguinte texto no lugar da linha de assinatura:

ASSINATURA NÃO REQUERIDA

Beneficiário irá mantê-lo isento de responsabilidade pelo pagamento deste documento

A ausência de endosso é garantida pelo banco do beneficiário.

• Deposite o cheque no banco da empresa. Isso pode exigir processamento manual por um caixa de banco, uma vez que os scanners de cheques do banco não detectarão nenhuma codificação MICR no cheque.
• Guarde uma cópia do cheque enviado por fax ou e-mail, como prova de que o cliente autorizou o pagamento.

Uma alternativa é obter as informações necessárias para um pagamento em cheque pelo telefone, mas isso não fornece evidências de que o cliente concordou em fazer o pagamento. Além disso, é mais fácil cometer um erro ao anotar informações obtidas por telefone. Conseqüentemente, essa abordagem não é recomendada.

Outra opção é enviar ao cliente um formulário para preencher que inclua todas as informações normalmente encontradas em um cheque, bem como uma linha de assinatura de autorização. Isso deve ser acompanhado por um cheque anulado, para que o vendedor possa referir o número do cheque.

O resultado final desse processo é a eliminação completa da flutuação da correspondência no processo de cobrança. Essa abordagem é demorada, mas gratuita para o cliente, que pode considerá-la uma alternativa atraente em comparação com o pagamento de uma entrega noturna.

Se você optar por usar essa abordagem para arrecadar fundos, certifique-se de documentar totalmente as etapas tomadas, bem como a autorização dada pelo cliente, para ter provas disponíveis se o cliente alguma vez contestar o pagamento.