O processo de aprovação de faturas

As aprovações devem ser evitadas tanto quanto possível no processo de contas a pagar. Há um gargalo significativo envolvido na espera de um gerente para aprovar uma fatura, então use tantas outras alternativas quanto possível. Por exemplo:

  • Use o pedido de compra como aprovação . Se o departamento de compras já emitiu um pedido de compra, o pedido em si deve ser evidência suficiente de que uma fatura pode ser paga.

  • Elimine aprovações para pequenas quantias . Estabeleça um valor limite para a fatura, abaixo do qual não há necessidade de aprovação.

  • Use aprovações negativas . Envie uma cópia da fatura para um aprovador, com instruções para responder apenas se houver um problema com a fatura. A equipe de contas a pagar presumirá que todas as outras faturas foram aprovadas por padrão.

  • Obtenha as aprovações pessoalmente . Se for absolutamente necessário obter uma aprovação, peça a um contador para entregar a fatura em mãos, responder a quaisquer perguntas feitas pelo aprovador e trazer de volta a fatura assinada. Fazer isso é demorado, mas garante que as faturas serão devolvidas em tempo hábil.

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