Conceitos de contabilidade sem papel
A contabilidade sem papel envolve o processamento de transações que é totalmente eletrônico, sem papel envolvido em qualquer processo de negócios. A intenção é agilizar os processos, reduzir as taxas de erros nas transações e eliminar o armazenamento de documentos. No entanto, isso é mais um conceito do que uma realidade na maioria das organizações. Em vez disso, as empresas tendem a se mover na direção geral das operações sem papel ao longo do tempo, implementando uma série de melhorias sem papel nos sistemas existentes. A maneira mais fácil de fazer isso é terceirizar alguns processos para terceiros que criaram soluções sem papel. Por exemplo:
Relatórios de despesas . Uma das opções mais populares sem papel é fazer com que os funcionários façam logon em um site especializado em reembolso de relatórios de despesas. Eles inserem as informações do relatório de despesas conforme necessário, encaminham versões eletrônicas de seus recibos se solicitado pelo sistema e são pagos pela ACH. Nenhuma papelada chega à empresa.
Lockbox . Os clientes podem enviar pagamentos em cheque para um cofre operado pelo banco de uma empresa. O banco escaneia os cheques e publica essas informações em um site seguro, que o caixa da empresa acessa todos os dias para extrair informações de pagamento.
Folha de pagamento . Os funcionários podem inserir o tempo trabalhado por meio de um portal online, após o qual o fornecedor processa a folha de pagamento e emite um pagamento ACH aos funcionários.
Contas a pagar . A equipe de contas a pagar pode inserir contas a pagar em um site controlado pelo banco, designar quais itens devem ser pagos e fazer com que o banco emita pagamentos ACH.
Também é possível ter contabilidade sem papel com processos internos, embora isso geralmente só seja possível quando há um sistema em vigor para toda a empresa. Nesse caso, as transações podem ser iniciadas em outros departamentos e o sistema notifica automaticamente a equipe de contabilidade que alguma ação deve ser tomada. Por exemplo, o departamento de remessa envia mercadorias e o software notifica o funcionário de cobrança para emitir uma fatura; nenhum aviso de remessa em papel é enviado ao funcionário de cobrança.
Também é possível envolver-se em contabilidade sem papel até certo ponto, digitalizando documentos em um banco de dados on-line, que é então vinculado a transações específicas no sistema de contabilidade. No entanto, pode haver uma quantidade considerável de trabalho envolvida na digitalização e os documentos originais ainda podem ser retidos. Consequentemente, a digitalização de documentos existentes não aborda realmente o conceito central da contabilidade sem papel, que é não ter documentos para começar.
