Problemas de uso da caixa de dinheiro

Uma caixa para pequenas despesas é um receptáculo no qual notas, moedas e recibos são armazenados. Os cofres para pequenas despesas são normalmente usados ​​pelos seguintes motivos:

  • Eles são construídos especificamente com diferentes compartimentos para notas, moedas e recibos.

  • Eles geralmente têm travas embutidas.

  • Eles podem ser facilmente armazenados em um cofre da empresa fora do horário de trabalho.

  • Eles podem ser facilmente transferidos para um custodiante diferente do fundo de maneio, uma vez que são tão portáteis.

  • Eles são bem organizados para auditorias de caixa pequeno.

Apesar dessas conveniências, existem vários problemas com caixas de dinheiro de pequeno porte, que são os seguintes:

  • Sujeito a roubo . Por ser portátil, uma caixa para pequenas despesas pode ser facilmente roubada. Esse problema pode ser atenuado mantendo a caixa em uma gaveta trancada com um interruptor de contato embaixo da caixa. Se a caixa for levantada, o interruptor é liberado e dispara um alarme.

  • Trava fraca . A fechadura de uma caixa para pequenas despesas é barata e pode ser quebrada facilmente. A única forma de compensação de segurança é também trancar a caixa em um armário, gaveta ou cofre mais robusto.

  • Chaves múltiplas . Geralmente, há uma chave reserva para a fechadura da caixa, o que significa que há duas chaves no escritório a qualquer momento que podem ser usadas para abrir a caixa de forma fraudulenta. A chave de backup deve ser armazenada no cofre da empresa.

  • Facilidade de acesso . A caixa é normalmente desbloqueada durante o horário de trabalho, para que qualquer pessoa possa facilmente retirar dinheiro dela. Uma política padrão deve garantir que a caixa esteja trancada quando não estiver em uso.

Em essência, a leveza e a portabilidade de uma caixa para pequenas despesas criam problemas de segurança inerentes. Uma boa maneira de mitigar esses problemas é estabelecer uma política da empresa para desembolsar dinheiro para pequenas despesas apenas em circunstâncias extraordinárias, com todos os outros reembolsos sendo feitos por meio de cheques de contas a pagar ou com os pagamentos iniciais sendo feitos com cartões de crédito da empresa. Depois que o volume da demanda de caixa para pequenas despesas diminui, a caixa para pequenas despesas pode ser armazenada permanentemente no cofre da empresa e retirada apenas brevemente para atender a solicitações raras de caixa para pequenas despesas.

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