Problemas de uso da caixa de dinheiro
Uma caixa para pequenas despesas é um receptáculo no qual notas, moedas e recibos são armazenados. Os cofres para pequenas despesas são normalmente usados pelos seguintes motivos:
Eles são construídos especificamente com diferentes compartimentos para notas, moedas e recibos.
Eles geralmente têm travas embutidas.
Eles podem ser facilmente armazenados em um cofre da empresa fora do horário de trabalho.
Eles podem ser facilmente transferidos para um custodiante diferente do fundo de maneio, uma vez que são tão portáteis.
Eles são bem organizados para auditorias de caixa pequeno.
Apesar dessas conveniências, existem vários problemas com caixas de dinheiro de pequeno porte, que são os seguintes:
Sujeito a roubo . Por ser portátil, uma caixa para pequenas despesas pode ser facilmente roubada. Esse problema pode ser atenuado mantendo a caixa em uma gaveta trancada com um interruptor de contato embaixo da caixa. Se a caixa for levantada, o interruptor é liberado e dispara um alarme.
Trava fraca . A fechadura de uma caixa para pequenas despesas é barata e pode ser quebrada facilmente. A única forma de compensação de segurança é também trancar a caixa em um armário, gaveta ou cofre mais robusto.
Chaves múltiplas . Geralmente, há uma chave reserva para a fechadura da caixa, o que significa que há duas chaves no escritório a qualquer momento que podem ser usadas para abrir a caixa de forma fraudulenta. A chave de backup deve ser armazenada no cofre da empresa.
Facilidade de acesso . A caixa é normalmente desbloqueada durante o horário de trabalho, para que qualquer pessoa possa facilmente retirar dinheiro dela. Uma política padrão deve garantir que a caixa esteja trancada quando não estiver em uso.
Em essência, a leveza e a portabilidade de uma caixa para pequenas despesas criam problemas de segurança inerentes. Uma boa maneira de mitigar esses problemas é estabelecer uma política da empresa para desembolsar dinheiro para pequenas despesas apenas em circunstâncias extraordinárias, com todos os outros reembolsos sendo feitos por meio de cheques de contas a pagar ou com os pagamentos iniciais sendo feitos com cartões de crédito da empresa. Depois que o volume da demanda de caixa para pequenas despesas diminui, a caixa para pequenas despesas pode ser armazenada permanentemente no cofre da empresa e retirada apenas brevemente para atender a solicitações raras de caixa para pequenas despesas.