Tipos de erros de inventário

Erros de estoque podem fazer com que o saldo final do estoque fique incorreto, o que, por sua vez, afeta o custo das mercadorias vendidas e os lucros. Dado o severo impacto dos erros de estoque nas demonstrações financeiras, deve-se estar ciente dos tipos de erros que podem ocorrer em um sistema de estoque. Aqui estão alguns dos erros mais comuns que você deve conhecer:

  • Contagem de unidades incorreta . Talvez o erro mais óbvio seja quando a contagem física do estoque está incorreta, resultando em uma quantidade de estoque excessivamente alta ou baixa, que é então traduzida em um erro de avaliação quando você a multiplica pelo custo unitário.

  • Unidade de medida incorreta . É quando você conta uma determinada quantidade e a insere nos registros contábeis, mas a unidade de medida designada no arquivo mestre de item para aquele item é diferente do que você presumiu. Assim, você pode estar contando em quantidades de unidades individuais, mas a unidade de medida no computador é definida como dezenas, então sua quantidade agora está incorreta por um fator de doze. Outras variações estão usando polegadas em vez de centímetros ou onças em vez de libras.

  • Custo padrão incorreto . Em um sistema de cálculo de custos padrão, você armazena o custo padrão de um item no arquivo mestre do item. Se ninguém ajustar esse número para corresponder aos custos reais, o estoque será avaliado a um custo que não corresponde aos custos reais.

  • Camada de estoque incorreta . Se você usar um sistema de camadas de custo de estoque, como FIFO ou LIFO, o sistema deve atribuir um custo a um item com base na camada de estoque em que está localizado. Erros de sistema são possíveis aqui. Se você estiver fazendo isso manualmente, poderá assumir uma grande proporção de erros do operador.

  • Número de peça incorreto . Você pode presumir que algo que está contando tem um determinado número de peça e atribuirá a contagem de estoque a esse número de peça no sistema do computador. Mas e se realmente tiver um número de peça diferente? Então, você apenas cometeu o duplo erro de impor a contagem correta na peça errada e de não atribuir nenhuma contagem ao número de peça correto.

  • Erro de ajuste de contagem de ciclo . Um contador de ciclos pode encontrar um erro em uma contagem de estoque e fazer um ajuste nos registros contábeis para corrigi-lo. Isso é um problema se já houver uma entrada que ainda não foi lançada no sistema, o que já teria corrigido o "erro". Este atraso transacional pode causar grandes problemas quando há um sistema ativo de contagem cíclica.

  • Estoque de propriedade do cliente . Os clientes podem ter parte de seu estoque em seu local, então você pode contá-lo por engano como se fosse seu próprio estoque.

  • Estoque de remessa . Você pode ter estoque em consignação nos varejistas e esquecer de contá-lo.

  • Corte impróprio . O estoque pode chegar à doca de recebimento durante uma contagem física, então você o inclui na contagem. O problema é que a fatura do fornecedor correspondente pode ainda não ter chegado ao departamento de contabilidade, então você acabou de registrar o estoque para o qual não há custo.

  • Desequilíbrio de transferência . O sistema de estoque pode ser configurado para exigir que você reduza a quantidade de estoque em um departamento e aumente separadamente a quantidade de estoque em outro departamento quando você estiver transferindo estoque dentro da empresa. Se você fizer um, mas não o outro, então ou você terá o mesmo item de estoque relatado em dois lugares ao mesmo tempo, ou ele não está localizado em nenhum lugar.

  • Alívio de refugo incorreto de backflushing . O backflushing é onde você reduz os saldos nos registros de estoque com base no número de unidades de produtos acabados produzidos. Baseia-se no pressuposto de que as quantidades de componentes padrão listadas na lista de materiais estão corretas; entretanto, se o refugo e a deterioração forem diferentes, as quantidades de unidades incorretas serão retiradas dos registros de estoque. Você precisa de um excelente sistema de relatório de sucata para mitigar esse problema.

Se um erro de estoque resultou em um aumento na quantidade registrada de estoque final, isso significa que o custo das mercadorias vendidas está subestimado, de modo que os lucros são superestimados. Por outro lado, se um erro de estoque resultou em uma diminuição no valor registrado do estoque final, isso significa que o custo das mercadorias vendidas está superestimado, de modo que os lucros são subestimados.

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