Análise de contas a pagar
A análise de contas a pagar é usada para extrair vários tipos de informações dos registros detalhados de contas a pagar. Essas análises são as seguintes:
Descontos obtidos . Examine os registros de pagamento para ver se a empresa está aceitando todos os descontos de pagamento antecipado oferecidos pelos fornecedores. Esses descontos normalmente têm uma alta taxa de juros efetiva e, portanto, valem o esforço.
Taxas de mora . Veja se a empresa está incorrendo em taxas de atraso de pagamento rotineiramente. Essa situação ocorre mais comumente quando a empresa não tem caixa suficiente para cumprir suas obrigações de pagamento, mas também pode ser devido a falhas de processo no departamento de contabilidade.
Volume de negócios a pagar . Divida o total de compras anuais pelo saldo médio total de contas a pagar para chegar à taxa de rotatividade de contas a pagar. Em seguida, divida a taxa de rotatividade em 365 dias para determinar o número médio de dias que a empresa leva para pagar suas contas. Se o número de dias de contas a pagar está diminuindo com o tempo, a empresa está perdendo uma fonte valiosa de dinheiro. As possíveis resoluções são garantir que a equipe de contabilidade não pague faturas antecipadamente e que os termos de pagamento negociados com os fornecedores não sejam excessivamente curtos.
Pagamentos duplicados . Pesquise os registros de pagamentos anteriores para ver se alguma fatura foi paga mais de uma vez. Em caso afirmativo, isso aponta para um problema com a identificação dessas faturas no sistema de contas a pagar. Outra etapa é entrar em contato com os fornecedores para obter o reembolso dos pagamentos duplicados.
Compare com os endereços dos funcionários . Compare endereços de fornecedores com endereços de funcionários. Uma correspondência pode indicar uma situação de fraude ou, pelo menos, uma compra de parte relacionada que pode precisar ser divulgada à administração.
Realizar essas mesmas análises sempre que a empresa adquirir outro negócio, para ver se a situação de contas a pagar na adquirida pode ser melhorada. Nesse caso, isso pode criar uma sinergia que pode economizar dinheiro para o adquirente. O gerente de contas a pagar também pode discutir os resultados dessa análise com o gerente de compras. Uma possível meta a ser oferecida ao gerente de compras são prazos de pagamento mais longos dos fornecedores. Isso aumenta os fundos de capital de giro disponíveis para a empresa. Um resultado importante da análise de contas a pagar é alterar os processos de contas a pagar para reduzir o risco de que quaisquer falhas encontradas possam se repetir no futuro. Isso pode melhorar a lucratividade geral da empresa, evitando gastos excessivos.
