Controles de contas a pagar
Os controles de contas a pagar são utilizados para mitigar o risco de perdas na função de contas a pagar. Os controles de contas a pagar são agregados em três categorias gerais, que verificam a obrigação de pagamento da empresa, inserindo os dados das contas a pagar no sistema de computador e pagando fornecedores. Os controles são os seguintes:
Obrigação de pagar controles
A verificação da obrigação de pagar pode ser realizada por meio de um dos vários controles possíveis. Eles são:
Aprovação da fatura . A pessoa em posição de autorizar o pagamento significa sua aprovação de uma fatura de fornecedor. No entanto, este é, na verdade, um controle relativamente fraco se o aprovador vê apenas a fatura do fornecedor, uma vez que não há como saber se os bens ou serviços foram recebidos ou se os preços cobrados foram os que a empresa originalmente concordou. O aprovador também pode querer saber qual conta do razão geral será cobrada. Consequentemente, é melhor que a equipe de contas a pagar primeiro reúna a fatura do fornecedor, autorizando o pedido de compra e recebendo a documentação em um pacote e, em seguida, carimbar a fatura com um bloco de assinatura que inclui o número da conta a ser cobrada e, em seguida, ter o aprovador revê-lo. Essa abordagem fornece aos revisores um conjunto muito completo de informações para trabalhar.
Aprovação do pedido de compra . O departamento de compras emite um pedido de compra para cada compra realizada. Ao fazer isso, a equipe de compras está, em essência, aprovando todos os gastos antes que eles sejam feitos, o que pode impedir que alguns gastos ocorram. Como esse controle envolve uma quantidade considerável de trabalho da equipe de compras, eles provavelmente pedirão aos funcionários que solicitem itens em um formulário de requisição de compra formal.
Complete uma partida de três vias . A equipe de contas a pagar combina a fatura do fornecedor com o pedido de compra relacionado e o comprovante de recebimento antes de autorizar o pagamento. Essa abordagem substitui a necessidade de aprovação de fatura individual, pois a aprovação é baseada no pedido de compra. Também é melhor do que aprovar apenas com base no pedido de compra, pois também verifica o recebimento da mercadoria. No entanto, também é dolorosamente lento e pode quebrar se houver papelada faltando.
Pesquisa manual de pagamento duplicado. Um sistema informatizado de contas a pagar realiza uma busca automática por números duplicados de faturas. Este é um empreendimento muito mais difícil em um sistema de contabilidade inteiramente manual. Nesse caso, o funcionário de contas a pagar pode pesquisar no arquivo do fornecedor e no arquivo de faturas não pagas para ver se uma fatura recém-recebida de um fornecedor já foi paga. Em muitas situações, o volume de faturas de fornecedores recebidas torna isso tão difícil que o pessoal a pagar abandona qualquer tentativa de identificar faturas duplicadas e simplesmente aceita que ocasionalmente pagará por tais itens.
Controles de entrada de dados
Existem várias maneiras de garantir que todas as faturas do fornecedor foram inseridas no sistema de contas a pagar, embora esses controles tenham vários graus de sucesso. Os controles são:
Registre após a aprovação . Esse controle força a equipe de contas a pagar a verificar a aprovação de cada fatura antes de inseri-la no sistema.
Registre antes da aprovação . Esse controle prioriza o pagamento aos fornecedores do que a obtenção das autorizações de pagamento, uma vez que toda fatura recebida é registrada no sistema de pagamento de uma só vez. Esse controle funciona melhor quando os pedidos de compra já foram usados para autorizar uma compra.
Adote uma diretriz de numeração de faturas . Talvez o maior problema na área de entrada de dados de contas a pagar sejam os pagamentos duplicados. Isso não parece ser um problema, já que a maioria das empresas usa um software de contabilidade que detecta automaticamente faturas duplicadas e evita pagamentos duplicados. No entanto, pode haver inconsistência em como os números das faturas são registrados. Por exemplo, você registra o número da fatura 0000078234 com os zeros à esquerda ou sem eles? Se a mesma fatura for apresentada ao pessoal de contas a pagar duas vezes e for registrada como 0000078234 uma vez e 78234 na próxima, o sistema não as sinalizará como sendo faturas duplicadas. O mesmo problema surge com travessões em um número de fatura; um número de fatura de 1234-999 pode ser registrado como 1234-999 ou como 1234999.
Corresponda ao orçamento nas demonstrações financeiras . Se uma fatura de fornecedor foi incorretamente cobrada do departamento errado, é possível que um gerente de departamento, examinando as demonstrações financeiras, detectasse uma disparidade entre o valor cobrado e o orçamento e, assim, levasse o problema à atenção do departamento de contabilidade.
Controles de pagamento
A maior parte dos controles observados abaixo refere-se ao pagamento em cheque, uma vez que essa ainda é a forma de pagamento predominante. Os controles são:
Divida a impressão e a assinatura de cheques . Uma pessoa deve preparar os cheques e outra pessoa deve assiná-los. Ao fazer isso, há uma verificação cruzada sobre a emissão de dinheiro.
Armazene todos os cheques em um local bloqueado . O estoque de cheques não utilizado deve sempre ser armazenado em um local trancado. Caso contrário, os cheques podem ser roubados e preenchidos de forma fraudulenta e descontados. Isso significa que todas as placas ou selos de assinatura também devem ser armazenados em um local trancado.
Acompanhe a sequência de números de cheque usados . Mantenha um log no qual estão listados o intervalo de números de verificação usados durante uma execução de verificação. Isso é útil para determinar se alguma verificação no armazenamento pode estar faltando. Este log não deve ser mantido com os cheques armazenados, pois alguém pode roubar o log ao mesmo tempo em que rouba os cheques.
Requer assinatura de cheque manual . Uma empresa pode exigir que todos os cheques sejam assinados. Na verdade, esse é um controle relativamente fraco, uma vez que poucos assinantes de cheques investigam por que os cheques estão sendo emitidos e raramente questionam os valores pagos. Se uma empresa optar por usar uma placa de assinatura ou carimbo, é muito mais importante ter um sistema de pedido de compra forte; a equipe de compras torna-se os aprovadores de fato das faturas, emitindo ordens de compra no início do fluxo do processo de contas a pagar.
Requer um assinante de cheque adicional . Se o valor de um cheque exceder um determinado valor, solicite um segundo assinante de cheque. Esse controle supostamente dá a várias pessoas de nível sênior a chance de parar de fazer um pagamento. Na realidade, é mais provável que apenas introduza outra etapa no processo de pagamento, sem realmente fortalecer o ambiente de controle.
