Procedimento de folha de pagamento
O processamento da folha de pagamento pode produzir erros em vários locais, o que exige um fluxo de processo detalhado que também incorpora diversos controles. Esse procedimento pode ser usado para garantir que a folha de pagamento seja tratada de forma consistente e repetitiva. O fluxo do processo real pode variar um pouco das etapas observadas abaixo, uma vez que pode haver diferenças relacionadas ao uso de soluções manuais, computadorizadas ou terceirizadas de processamento da folha de pagamento. A versão mais provável do procedimento, incluindo responsabilidades e controles básicos, segue:
Atualize o arquivo mestre do funcionário . O funcionário da folha de pagamento recebe notificação de alterações nas informações do funcionário que afetam o processamento da folha de pagamento, como isenções retidas na fonte e alterações nas taxas de pagamento. Atualize o arquivo mestre do empregado no software de folha de pagamento com essas alterações.
Defina o período de pagamento . Verifique se o módulo de folha de pagamento está definido para o período de pagamento correto.
Insira o tempo trabalhado . Insira a quantidade de horas normais e extras trabalhadas por cada funcionário no sistema de folha de pagamento. Se a empresa calcular manualmente a folha de pagamento, esta etapa e a próxima não serão necessárias. Se a empresa usa relógios de ponto computadorizados para reunir suas informações de cronometragem, as informações podem ser transferidas diretamente para o software de folha de pagamento.
Insira pagamentos manuais . Insira os valores de quaisquer contracheques manuais que ainda não foram registrados no sistema de folha de pagamento. Podem ser ajustes salariais de períodos anteriores ou pagamentos relativos à contratação inicial ou rescisão de funcionários.
Calcule o pagamento de rescisão . Calcule manualmente o valor a pagar a qualquer funcionário que tenha deixado a empresa, incluindo férias não utilizadas e indenização por demissão. Isso geralmente envolve apenas os funcionários que deixaram a empresa voluntariamente, uma vez que rescisões forçadas exigem pagamentos quase imediatos que geralmente ficam fora do período normal de processamento da folha de pagamento.
Altere as deduções . Insira quaisquer alterações nas deduções padrão do pagamento do funcionário, como seguro médico, penhoras e contribuições de caridade.
Calcule o pagamento . Faça com que o software processe todos os cálculos de pagamento do período. Se a empresa calcular manualmente o pagamento, use as tabelas de impostos fornecidas pelos governos federal e estadual para determinar o valor adequado das retenções de impostos.
Revise os relatórios . Se os cálculos da folha de pagamento forem terceirizados ou usar um software de folha de pagamento, imprima os relatórios a seguir e analise as transações subjacentes em busca de erros. Processe a folha de pagamento novamente até que esses problemas sejam corrigidos.
Relatório de deduções negativas (pode indicar um erro de entrada de dados ou fraude)
Relatório de impostos negativos (pode indicar um erro de entrada de dados ou fraude)
Registro preliminar da folha de pagamento (o documento-chave usado para localizar erros)
Lista ordenada de salários pagos (foco em valores salariais excessivamente altos ou baixos para detectar horas trabalhadas ou taxas salariais potencialmente imprecisas)
Linha de tendência de despesas com folha de pagamento por departamento (pode indicar que os salários estão sendo cobrados do departamento errado)
Emita pagamentos . Assim que a análise dos relatórios não indicar mais erros, processe os pagamentos aos funcionários.
Relatórios de gerenciamento de problemas (opcional) . Emita relatórios de folha de pagamento para a gerência relacionados à folha de pagamento recém-concluída. Exemplos de tais relatórios são uma linha de tendência de horas extras por funcionário e uma linha de tendência de despesas de compensação por departamento.
Faça backup dos dados . Depois que a folha de pagamento for concluída, faça backup dos dados relacionados a ela. Se o processamento da folha de pagamento for terceirizado, isso será feito pelo fornecedor. Se o software interno estiver sendo usado, arquive os dados. Se um sistema manual for usado, coloque o registro da folha de pagamento em um armazenamento bloqueado.
Bloqueie o período . Bloqueie o período de pagamento no módulo de folha de pagamento para o período recém-concluído, para evitar alterações não autorizadas. Isso é essencialmente o mesmo que a Etapa 2; ao bloquear o período de pagamento, avançamos para o próximo período de pagamento.
Taxas de depósito . Deposite os impostos sobre a folha de pagamento e verifique sua transmissão ao governo. Se a empresa tiver terceirizado o processamento da folha de pagamento, essa etapa é feita pelo fornecedor.
Armazene cartões de ponto . Arquive os cartões de ponto perto do departamento de folha de pagamento. É bem possível que os funcionários questionem seu pagamento, caso em que os cartões de ponto mais recentes devem estar facilmente acessíveis para revisão. Depois de um ou dois meses, os cartões de ponto podem ser transferidos para armazenamento de longo prazo.
Investigue os erros . Se houver problemas no processamento da folha de pagamento, certifique-se de que os funcionários os encontrarão! Investigue todos os erros de transação encontrados e inicie alterações para mitigar sua ocorrência contínua. Isso pode envolver a alteração de procedimentos ou a imposição de novos controles.
