Definição da conta de despesas

O conceito de conta de despesas tem dois significados diferentes. Um envolve despesas com viagens e entretenimento e o outro é um conceito mais geral que identifica um tipo de conta. Ambas as definições são mencionadas abaixo.

A conta de despesas T&E

Uma conta de despesas refere-se aos fundos pagos a um funcionário, que são usados ​​para despesas com viagens e entretenimento. Os fundos da conta de despesas podem ser pagos com antecedência em relação ao momento em que são realmente gastos nos negócios da empresa, caso em que os fundos são chamados de adiantamento. Alternativamente, os fundos podem ser pagos em resposta à apresentação de um relatório de despesas por um funcionário, caso em que os fundos são chamados de reembolso. Um adiantamento é inicialmente registrado como ativo circulante, enquanto o reembolso é registrado imediatamente como despesa quando incorrido. Quando um empregado apresenta evidências de como um adiantamento foi utilizado, o ativo circulante é então reconhecido como despesa.

A quantia de pagamentos em dinheiro associada a uma conta de despesas tende a ser maior quando vinculada a um funcionário que opera independentemente das operações internas de uma empresa, da qual o melhor exemplo é um vendedor. Esses indivíduos precisam de financiamento suficiente para viajar mais do que o normal para outros funcionários.

O conceito de conta de despesas pode ser abusado, seja gastando mais fundos do que seria exigido por uma pessoa prudente, seja recebendo adiantamentos e não usando o dinheiro em nome da empresa. Consequentemente, muitas empresas impõem controles rígidos sobre o uso de contas de despesas, incluindo o uso de relatórios de despesas, políticas de viagens, auditorias de pagamentos feitos e revisões contínuas do saldo pendente na conta de ativos de adiantamentos.

O tipo de conta de despesas

A maior parte de todas as contas usadas no razão geral são contas de despesas. Este é um tipo de conta temporária em que são armazenadas todas as despesas incorridas por uma entidade durante um período contábil. Assim, pode haver contas de despesas para taxas bancárias, custo dos produtos vendidos, serviços públicos e assim por diante. Essas contas são consideradas temporárias, pois são zeradas ao final do exercício, para dar lugar ao registro de um novo conjunto de despesas no próximo exercício.