Separação de deveres

O conceito de separação de funções proíbe a atribuição de responsabilidade a uma pessoa pela aquisição de ativos, sua custódia e a manutenção de registros relacionados. Por exemplo, uma pessoa pode fazer um pedido de compra de um ativo, mas outra pessoa deve registrar a transação nos registros contábeis. Ao separar as funções, é muito mais difícil cometer fraude, uma vez que pelo menos duas pessoas devem trabalhar juntas para fazê-lo - o que é muito menos provável do que se uma pessoa fosse responsável por todos os aspectos de uma transação contábil.

Exemplos de separação de funções são:

• Dinheiro . Uma pessoa abre envelopes contendo cheques e outra pessoa registra os cheques no sistema de contabilidade. Isso reduz o risco de que os cheques sejam retirados da empresa e depositados na conta corrente da própria pessoa.

• Contas a receber . Uma pessoa registra o dinheiro recebido de clientes e outra cria notas de crédito para os clientes. Isso reduz o risco de que um funcionário desvie um pagamento recebido de um cliente e cubra o roubo com um crédito correspondente na conta desse cliente.

• Inventário . Uma pessoa pede mercadorias aos fornecedores e outra registra as mercadorias recebidas no sistema de contabilidade. Isso evita que o comprador desvie a entrada de mercadorias para seu próprio uso.

• Folha de pagamento . Uma pessoa compila as informações de pagamento bruto e líquido para uma folha de pagamento e outra verifica os cálculos. Isso evita que o funcionário da folha de pagamento aumente artificialmente a remuneração de alguns funcionários ou crie e pague funcionários falsos.

Um problema com a separação de funções é que ela é muito menos eficiente e mais demorada do que ter uma única pessoa responsável por todos os aspectos de uma transação. Portanto, você deve examinar a compensação entre aumentar o nível de controle e reduzir a quantidade de eficiência ao decidir se deve implementar a separação de tarefas em algumas áreas. É bem possível que a melhoria no controle não seja suficiente para compensar o nível reduzido de eficiência.

Um equívoco sobre a separação de funções é que ela reduz a quantidade de erros contábeis. Isso só acontece se houver entrada de dados duplicada ou se várias pessoas verificarem o trabalho umas das outras. Este não é o objetivo do conceito de separação de funções, que visa dar certas tarefas a uma pessoa e outras tarefas a outra pessoa - o conceito não foi projetado para a duplicação de tarefas, portanto, os erros contábeis provavelmente não serão reduzidos .

Termos semelhantes

A separação de funções também é conhecida como segregação de funções.