Documentos fonte

Os documentos de origem são a base física sobre a qual as transações comerciais são registradas. Os documentos de origem são normalmente retidos para uso como evidência quando os auditores revisam posteriormente as demonstrações financeiras de uma empresa e precisam verificar se as transações de fato ocorreram. Eles geralmente contêm as seguintes informações:

  • Uma descrição de uma transação comercial

  • A data da transação

  • Uma quantia específica de dinheiro

  • Uma assinatura de autorização

Muitos documentos de origem também são carimbados para indicar uma aprovação, ou para anotar a data atual ou as contas a serem usadas para registrar a transação subjacente.

Um documento de origem não precisa ser um documento em papel. Também pode ser eletrônico, como o registro eletrônico das horas trabalhadas por um funcionário, registradas no sistema de cronometragem da empresa por meio de um smartphone.

Exemplos de documentos de origem e suas transações comerciais relacionadas que aparecem nos registros financeiros são:

  • Extrato bancário . Ele contém uma série de ajustes no saldo contábil de caixa da empresa que a empresa deve consultar para alinhar seus registros aos do banco.

  • Fita da caixa registradora . Isso pode ser usado como evidência de vendas à vista, o que apóia o registro de uma transação de venda.

  • Recibo de cartão de crédito . Isso pode ser usado como prova de um desembolso de fundos do caixa.

  • Imagens de seleção de lockbox . Essas imagens suportam o registro de recebimentos de dinheiro de clientes.

  • Guia de embalagem . Isso descreve os itens enviados a um cliente e, portanto, oferece suporte ao registro de uma transação de venda.

  • Pedido de venda . Este documento, quando associado a um conhecimento de embarque e / ou lista de embalagem, pode ser usado para faturar um cliente, que por sua vez gera uma transação de venda.

  • Fatura do fornecedor . Este é um documento de origem que apóia a emissão de dinheiro, cheque ou pagamento eletrônico a um fornecedor. Uma fatura de fornecedor também suporta o registro de uma despesa, item de estoque ou ativo fixo.

  • Cartão de ponto . Isso apóia a emissão de um cheque de pagamento ou pagamento eletrônico a um funcionário. Se as horas dos funcionários estão sendo cobradas dos clientes, ele também oferece suporte à criação de faturas de clientes.

Por exemplo, uma empresa está no ramo de consultoria. ele acumula informações de horas trabalhadas das planilhas de horas dos funcionários, que são então incluídas nas faturas dos clientes que, por sua vez, resultam na criação de uma transação de venda e contas a receber. Assim, nesta situação, a planilha de horas é o documento de origem para uma transação de venda.

Existem vários controles possíveis que podem ser usados ​​para reduzir o risco de que os documentos de origem não sejam registrados adequadamente em um sistema de contabilidade. Um dos controles mais comuns é pré-numerar os documentos, para que os documentos ausentes sejam mais fáceis de rastrear. Outro controle é reconciliar os saldos nas contas com os documentos-fonte de apoio para ver se alguns documentos não foram registrados ou se algumas transações registradas nas contas não parecem ter nenhum documento-fonte de apoio.

Vários regulamentos determinam que alguns documentos originais sejam retidos por vários anos. Também pode ser prudente reter esses documentos independentemente dos regulamentos, nem que seja apenas para fornecer evidências no caso de um processo judicial ou para fornecer um melhor atendimento ao cliente. Por essas razões, uma empresa deve adotar uma política de destruição de documentos que controle estritamente a trituração ou outra forma de eliminação dos documentos de origem até que um certo número de anos se passem.

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