Como registrar um pagamento com cartão de crédito

O registro de um pagamento com cartão de crédito envolve a entrada detalhada de informações de um extrato de cartão de crédito no sistema de contabilidade de uma empresa. Quando um processador de cartão de crédito envia um extrato de cartão de crédito a uma empresa, a empresa está essencialmente recebendo uma grande fatura que inclui muitos itens de linha para uma ampla gama de compras. Como o conteúdo do extrato pode ser tão variado, é difícil atribuir um único código de cobrança padrão à conta (como é feito com a maioria dos outros fornecedores, que tendem a ser associados a uma pequena variedade de compras). Em vez disso, a equipe de entrada de dados de contas a pagar deve examinar cada um desses extratos e atribuir manualmente códigos de cobrança a cada item de linha, com base no tipo de despesa.Uma alternativa é encaminhar esses extratos aos usuários do cartão e solicitar que preencham as informações necessárias, embora essa abordagem tenda a atrasar o processamento dos pagamentos.

A equipe de contas a pagar pode receber uma lista padrão de contas às quais os itens cobrados são atribuídos, desde que haja uma certa regularidade nos tipos de itens comprados com cartão de crédito. Exemplos de itens comumente comprados são:

• Viagem e entretenimento

• Material de escritório

• Custo de bens vendidos

• Assinaturas

A compensação na entrada de despesas para qualquer um dos itens anteriores é a conta de contas a pagar.

Uma vez registado no sistema de contas a pagar, acaba por ser efectuado um pagamento em cheque no valor indicado no extracto do cartão de crédito (acrescido ou deduzido de eventuais ajustamentos), havendo um débito na conta do contas a pagar e um crédito na conta à vista. O aviso de remessa é então removido do extrato, anexado ao cheque e enviado ao processador do cartão de crédito. A equipe de contas a pagar anexa uma cópia do cheque ao restante do extrato do cartão e o arquiva por mês.

O processo de contabilização do cartão de crédito observado aqui deve ser repetido exatamente a cada mês. Caso contrário, mesmo um único extrato de cartão pode conter uma despesa tão grande que o processamento incorreto pode impactar notavelmente os resultados financeiros de uma organização.