Sistema de lockbox
Um cofre é um endereço de correspondência operado por banco para o qual uma empresa direciona seus clientes para que enviem seus pagamentos. O banco abre a correspondência recebida, deposita todos os fundos recebidos na conta bancária da empresa e verifica os pagamentos e quaisquer informações de remessa. As imagens digitalizadas são postadas em um site seguro, onde a equipe de contabilidade da empresa pode acessar as imagens para aplicar pagamentos a contas a receber pendentes.
Um sistema de lockbox é um arranjo de vários lockboxes estrategicamente colocados perto de grupos geográficos de clientes da empresa, de forma que o tempo agregado de correspondência dos clientes aos lockboxes seja minimizado. Um sistema de lockbox é incentivado pelos bancos, que ganham uma taxa fixa mensal para cada lockbox, bem como uma taxa de serviço para cada pagamento processado. Por exemplo, uma empresa em Boston pode optar por ter cofres em Chicago, Los Angeles, Houston e Miami, a fim de reduzir o fluxo de correspondência para pagamentos feitos de clientes localizados perto dessas cidades.
Os bancos fornecem um serviço de revisão periódica para comparar os endereços de onde os clientes estão emitindo seus pagamentos aos locais de lockbox, para ver se a configuração de lockbox está otimizada. Caso contrário, os cofres são transferidos para locais mais centrados no cliente e os clientes são notificados para alterar seus endereços de remessa para os novos locais. Mudar continuamente a localização dos cofres não é recomendado, uma vez que irrita os funcionários de contas a pagar dos clientes, que precisam atualizar os endereços de pagamento em seus sistemas de computador.
Um sistema de lockbox é uma excelente forma de reduzir a flutuação de correspondência para uma empresa maior que possui uma base de clientes nacional ou internacional. Raramente é necessário para uma empresa menor com uma base de clientes locais usar mais de um único cofre em um banco local, uma vez que qualquer redução no fluxo de correspondência é mais do que compensada pelas taxas bancárias relacionadas.
À medida que o método de pagamento muda gradualmente dos cheques para os pagamentos eletrônicos, é provável que a necessidade de sistemas de lockbox diminua.
