Correspondência de três vias
A conciliação de três vias é uma técnica de verificação de pagamento para garantir que uma fatura de fornecedor seja válida. Quando o departamento de contas a pagar recebe uma fatura de um fornecedor, ela corresponde às seguintes informações:
As informações na fatura do fornecedor para uma cópia do pedido de compra relacionado que foi encaminhado a ele pelo departamento de compras. O pedido de compra declara a quantidade e o preço pelos quais a empresa concorda em comprar os bens ou serviços indicados na fatura do fornecedor.
O fornecedor fatura à documentação de recebimento encaminhada ao departamento de contabilidade pelo departamento de recebimento, para garantir que a mercadoria foi recebida, que está na quantidade correta e em bom estado.
Assim, o conceito de "combinação de três vias" refere-se à combinação de três documentos - a fatura, o pedido de compra e o relatório de recebimento - para garantir que um pagamento seja feito. O procedimento é utilizado para garantir que apenas as compras autorizadas sejam reembolsadas, evitando perdas por fraude e descuido.
Se essa combinação tripla revelar que a fatura do fornecedor está em boas condições, a equipe de contas a pagar processa a fatura para pagamento. Caso contrário, a equipe entra em contato com o fornecedor a respeito de quaisquer problemas encontrados, o que pode resultar na emissão de uma fatura revisada ou talvez uma nota de crédito pelo fornecedor.
O conceito de combinação de três vias tem problemas. É muito trabalhoso e pode ser difícil acumular as informações necessárias, o que pode resultar em atrasos nos pagamentos enquanto a equipe de contas a pagar procura as informações em falta. Atrasos podem incomodar os fornecedores e também impedir que uma empresa receba descontos no pagamento antecipado. Você pode tornar a correspondência tripla mais eficiente:
Excluindo faturas de pequeno valor e recorrentes do requisito de correspondência.
Permitir que a equipe de contas a pagar aprove as faturas se os preços e unidades listados na fatura do fornecedor estiverem dentro de uma pequena porcentagem dos valores designados no pedido de compra.
Também existem soluções automatizadas de correspondência de três vias disponíveis que exigem o uso de sistemas de planejamento de recursos corporativos totalmente integrados, mas mesmo essas soluções eliminarão algumas transações para as quais a solução automatizada falha, exigindo investigação manual de discrepâncias. Esses sistemas automatizados são tão caros que não são uma solução viável para empresas menores.
