Como reconciliar o estoque
Para reconciliar o estoque, compare as contagens de estoque nos registros da empresa com os valores reais nas prateleiras do depósito, descubra por que há diferenças entre os dois valores e ajuste os registros para refletir essa análise. A reconciliação de estoque é uma parte importante da contagem cíclica, uma vez que a equipe do depósito a utiliza para atualizar continuamente a precisão de seus registros de estoque. A precisão do registro de estoque é necessária para garantir que os itens de reposição sejam solicitados em tempo hábil, que o estoque seja devidamente avaliado e que as peças estejam disponíveis para venda ou produção quando necessário. Uma reconciliação de estoque também é necessária para garantir que os valores de estoque reais e registrados sejam os mesmos no final do ano, para que não haja problemas quando o estoque for auditado.
A reconciliação de estoque não é tão simples quanto ajustar o saldo contábil para corresponder à contagem física. Pode haver outras razões pelas quais há uma diferença entre os dois números que não podem ser corrigidas com esse ajuste. Em particular, você deve considerar seguir qualquer uma ou todas estas etapas:
Reconte o inventário . Alguém pode ter contado o estoque incorretamente. Nesse caso, peça a outra pessoa para contar novamente (já que o primeiro contador pode cometer o mesmo erro de contagem uma segunda vez). Além disso, se a contagem física parece ser significativamente menor do que o saldo contábil, é possível que haja mais estoque em um segundo local - portanto, procure um segundo cache dele. Recontar é o motivo mais provável para uma variação, portanto, considere esta etapa primeiro.
Combine as unidades de medida . As unidades de medida usadas para a contagem e o saldo contábil são as mesmas? Um pode estar em unidades individuais (conhecidas como "eaches"), enquanto o outro pode ter dezenas, caixas, libras ou quilogramas. Se você já realizou uma recontagem e ainda há uma diferença em ordens de magnitude, é provável que as unidades de medida sejam o problema.
Verifique o número da peça . É possível que você esteja interpretando mal o número de peça do item na prateleira ou adivinhando sua identificação porque não há nenhum número de peça. Em caso afirmativo, obtenha uma segunda opinião de um funcionário de depósito experiente ou compare o item com as descrições nos registros mestre do item. Outra opção é procurar algum outro item para o qual haja uma variação de contagem de unidades na direção oposta - que pode ser o número da peça que você está procurando.
Procure a papelada perdida . Esta é uma grande fonte de problemas de reconciliação de estoque. A contagem de unidades nos registros de estoque pode estar incorreta porque ocorreu uma transação, mas ninguém ainda a registrou. Este é um grande problema para os contadores de ciclo, que podem ter que remexer em uma papelada não digitada desse tipo antes de se sentirem confortáveis para fazer um ajuste nos registros de estoque. Outros exemplos desse problema são os recebimentos que ainda não foram inseridos (portanto, o registro do estoque é muito baixo) ou as saídas do depósito para a área de produção que não foram inseridas (portanto, o registro do estoque é muito alto).
Examine a sucata . A sucata pode surgir em qualquer parte da empresa (especialmente na produção) e a equipe pode facilmente ignorar seu registro adequado nos registros de estoque. Se você observar uma variação modesta em que os registros de estoque são sempre apenas um pouco mais altos do que a contagem física, essa é uma causa provável.
Investigue a possível propriedade do cliente . Se você não tiver nenhum registro de um item de estoque nos registros contábeis, pode haver um bom motivo para isso, que é que a empresa não o possui - um cliente é. Isso é especialmente comum quando a empresa remodela ou aprimora produtos para seus clientes.
Investigue a possível propriedade do fornecedor . Para acompanhar o último item, também é possível que você tenha itens em estoque que estão em consignação de um fornecedor e que, portanto, são de propriedade do fornecedor. Isso é mais comum em um ambiente de varejo e improvável em qualquer outro lugar.
Investigue os registros de backflushing . Se sua empresa usa backflushing para alterar os registros de estoque (onde você libera o estoque com base no número de produtos acabados produzidos), é melhor que a lista de materiais e os números de produção de produtos acabados estejam em excelentes condições, ou o processo de reconciliação será doloroso . O backflushing não é recomendado, a menos que a manutenção de registros de fabricação seja excelente.
Aceite a variação . Se todas as formas de investigação falharem, então você realmente não tem escolha a não ser alterar o registro do inventário para corresponder à contagem física. É possível que algum outro erro eventualmente seja encontrado que explique a discrepância, mas por enquanto você não pode deixar uma variação; em caso de dúvida, a contagem física está correta.
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