Tipos de fraude de folha de pagamento
Fraude de folha de pagamento é o roubo de dinheiro de uma empresa por meio do sistema de processamento de folha de pagamento. Existem várias maneiras de os funcionários cometerem fraude na folha de pagamento. Eles são:
Adiantamentos não reembolsados . O tipo mais passivo de fraude é quando um funcionário solicita um adiantamento de seu pagamento e nunca o reembolsa. Isso funciona melhor quando a equipe de contabilidade não registra os adiantamentos como ativos (em vez disso, debita-os diretamente nas despesas) ou nunca monitora o reembolso. Assim, o não pagamento dos adiantamentos exige inatividade do destinatário e inadequação do registro e acompanhamento das transações por parte da equipe contábil. Um procedimento mensal para revisar os avanços eliminará esse problema.
Soco de camarada . Um funcionário combina com seus colegas de trabalho para que eles marcem suas horas no relógio da empresa enquanto ele tira o dia de folga. As revisões da supervisão e a ameaça de rescisão são as melhores maneiras de evitar esse risco. Uma alternativa mais cara é usar relógios de ponto biométrico, que identificam exclusivamente cada pessoa que está entrando no sistema de cronometragem.
Funcionários fantasma . A equipe da folha de pagamento cria um funcionário falso nos registros da folha de pagamento ou prolonga o pagamento de um funcionário que acabou de deixar a empresa e altera o registro de pagamento para que o pagamento do depósito direto ou cheque de pagamento seja feito a eles. Isso funciona melhor em grandes empresas onde os supervisores têm equipes muito grandes e, portanto, não rastreiam a remuneração com detalhes suficientes. Também funciona bem quando um supervisor sai da empresa e ainda não foi substituído, para que funcionários fantasmas possam ser inseridos em seus departamentos até que um novo supervisor seja nomeado. A auditoria periódica dos registros da folha de pagamento é necessária para detectar funcionários fantasmas. Outra forma de detectar um funcionário fantasma é quando não há descontos no salário, pois o agressor deseja receber o valor máximo em dinheiro.
Desvio de contracheque . Os funcionários podem receber o cheque de outro funcionário ausente e, em seguida, descontar o cheque para si próprios. Isso pode ser evitado fazendo com que o pagador retenha todos os cheques não reclamados em um cofre trancado e exigindo que todos os que recebam o cheque comprovem sua identidade com uma carteira de motorista ou algum documento semelhante.
Alteração da taxa salarial . Os funcionários conspiram com o funcionário da folha de pagamento para aumentar o valor de sua remuneração por hora no sistema de folha de pagamento. Um funcionário mais astuto retornará a taxa de pagamento ao seu nível original depois de cometer essa fraude por apenas alguns períodos de pagamento, de modo que o problema seja menos fácil de detectar. Isso pode ser detectado comparando os documentos de autorização de taxa salarial ao registro da folha de pagamento.
Horário não autorizado . Talvez o tipo mais comum de fraude na folha de pagamento seja o preenchimento das planilhas de ponto pelos funcionários, geralmente em incrementos pequenos o suficiente para escapar da notificação dos supervisores. Este é um problema particular quando os supervisores são conhecidos por fazer apenas revisões superficiais das planilhas de ponto. O melhor controle sobre esse tipo de fraude é a revisão da supervisão.
Em suma, há muitas maneiras de expandir o valor da folha de pagamento de forma fraudulenta. Isso é difícil de detectar quando os valores envolvidos são pequenos, então você deve considerar o custo das atividades de prevenção em relação ao valor da economia que será gerada.
