Finança
Procedimento de cobrança
O procedimento de faturamento a seguir aborda três tarefas no processo de faturamento, que envolvem coletar as informações necessárias para construir uma fatura, criar faturas e enviá-las aos clientes.
Analise as informações de faturamento (funcionário de faturamento)
- Acesse o registro diário de remessas no sistema informatizado.
- Digitalize os detalhes de cada remessa para garantir que esteja pronta para cobrança. Em caso afirmativo, sinalize os registros como transações faturáveis.
- Acesse o módulo de faturamento e acesse a tela de pré-visualização de cada fatura potencial a ser impressa.
- Verifique se todos os preços foram aprovados pela equipe de entrada do pedido. Caso contrário, compare os preços listados com a lista de preços corporativa oficial e obtenha aprovação para quaisquer variações desta lista.
- Adicione uma taxa de frete, a menos que o pedido seja sinalizado como pré-pago ou para ser retirado pelo cliente.
- Verifique se o código do imposto sobre vendas do cliente está correto e ajuste-o se necessário.
Imprimir lote de fatura (funcionário de cobrança)
- Selecione a opção no software de faturamento para imprimir todas as faturas sinalizadas.
- Posicione o formulário de fatura oficial da empresa na impressora.
- Execute um teste de impressão para garantir que os formulários de faturamento estão posicionados corretamente na impressora.
- Imprima todo o lote de faturas e verifique se foram impressas corretamente.
Preparar e enviar faturas (funcionário de cobrança)
- Se as faturas tiverem várias cópias, rebente as cópias e guarde as cópias designadas.
- Coloque a versão da fatura designada para os clientes em envelopes.
- Carimbo "Solicitação de correção de endereço" nos envelopes de cobrança.
- Entregue os envelopes de cobrança na sala de correio para serem enviados.
Cópias de faturas de arquivo (funcionário de cobrança)
- Arquive as cópias das faturas retidas conforme necessário, pelo número da fatura ou pelo nome do cliente.
