Tomada de estoque

A tomada de estoque é a contagem do estoque disponível. Isso significa identificar cada item disponível, contá-lo e resumir essas quantidades por item. Também pode haver uma etapa de verificação, onde os resultados da contagem são comparados às contagens de unidades de estoque no sistema de computador de uma empresa. A tomada de estoque é um requisito comum de um sistema de inventário periódico e também pode ser exigida como parte da auditoria anual de uma empresa. Em suma, o levantamento de estoque resulta em um documento de nível de resumo que contém uma lista das quantidades disponíveis para cada item de estoque em um momento específico. As etapas processuais necessárias para fazer isso são:

  1. Selecione e treine as equipes de contagem sobre como conduzir as contagens e preencher a papelada associada.

  2. Estabeleça um tempo limite, após o qual nenhum estoque adicional na área de recebimento será permitido no depósito e nenhum item será enviado para fora. É útil se não houver atividade de produção, recebimento ou remessa no dia da contagem.

  3. Atribua áreas de responsabilidade de contagem no armazém para cada equipe de contagem.

  4. Distribua uma sequência pré-numerada de marcas de contagem para cada equipe e registre os intervalos de números distribuídos.

  5. Em cada equipe de contagem, uma pessoa identifica e conta o estoque, enquanto outra preenche a marca de contagem. A etiqueta original é colada no inventário e a equipe mantém uma cópia de backup.

  6. Quando cada equipe termina de contar, eles entregam as etiquetas de contagem. O administrador da marca de contagem verifica se alguma marca está faltando, o que pode exigir uma pesquisa adicional para localizar as marcas. Geralmente, eles ainda estão presos às etiquetas coladas no inventário.

  7. O funcionário da etiqueta de contagem resume as etiquetas de contagem em uma planilha, que é usada para criar totais resumidos para cada item de estoque. Uma alternativa é inserir as informações em um banco de dados, o que faz um trabalho melhor de agregar totais resumidos.

  8. O contador de custos compara as informações resultantes com os saldos das unidades mantidos no sistema de estoque permanente da empresa (supondo que haja um). Se houver grandes variações do banco de dados existente, uma equipe de contagem volta ao warehouse para verificar as contagens originais.

Este é um processo altamente trabalhoso e pode exigir uma quantidade significativa de tempo de inatividade dentro do depósito, então as empresas geralmente tentam evitar o estoque o máximo possível.

Uma forma mais frequente de levantamento de estoque é chamada de contagem cíclica, que é realizada todos os dias. Se uma empresa usa a contagem cíclica, a equipe do depósito conta o estoque em uma pequena parte do depósito e compara suas informações de contagem com os registros no sistema de computador. Se houver erros, a equipe do warehouse os corrige e também investiga os motivos subjacentes pelos quais os erros ocorreram. Um programa de contagem cíclica ativa pelo menos melhora o nível de precisão dos registros de estoque e pode até tornar desnecessário conduzir uma contagem de estoque físico no final do mês.

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