A diferença entre um diário e um livro-razão
Diários e livros são onde as transações comerciais são registradas em um sistema contábil. Em essência, as informações de nível de detalhe para transações individuais são armazenadas em um dos vários diários possíveis, enquanto as informações nos diários são resumidas e transferidas (ou lançadas) em um razão. O processo de lançamento pode ocorrer com bastante frequência ou pode ser tão raro quanto no final de cada período de relatório. As informações no razão são o nível mais alto de agregação de informações, a partir do qual os balancetes e as demonstrações financeiras são produzidos.
Normalmente, um usuário de informações financeiras revisará as informações em nível de resumo armazenadas em um razão, talvez usando análise de índice ou análise de tendência, para localizar anomalias que requerem investigação adicional. Em seguida, eles se referem às informações subjacentes do diário para acessar os detalhes do que compõe as informações no razão (o que pode resultar em uma investigação ainda mais detalhada dos documentos de suporte). Assim, as informações podem ser acumuladas de diários para livros para produzir demonstrações financeiras e retrocedidas para investigar transações individuais.
Pode haver vários diários, cada um geralmente lidando com áreas de alto volume, como transações de compra, recebimentos de caixa ou transações de vendas. As transações menos frequentes, como entradas de depreciação, são geralmente agrupadas no diário geral.
As informações são registradas em diários em ordem cronológica por transação individual, o que torna mais fácil classificar as informações e encontrar os itens específicos de que os usuários precisam. As informações são registradas em um razão em várias contas, que normalmente são classificadas na seguinte ordem:
Contas de ativos
Contas de responsabilidade
Contas de patrimônio
Contas de receita
Contas de despesas
Em um sistema de contabilidade computadorizado, os conceitos de diários e livros-razão podem nem mesmo ser usados. Em uma organização menor, os usuários podem acreditar que todas as suas transações comerciais estão sendo registradas na contabilidade, sem armazenamento de informações em um diário. Empresas com grande volume de transações ainda podem usar sistemas que exigem a segregação de informações em periódicos. Assim, os conceitos são um tanto confusos em um ambiente computadorizado, mas ainda são válidos em um ambiente de contabilidade manual.
