Controles de contas a receber

Os controles sobre contas a receber realmente começam com a criação inicial de uma fatura do cliente, uma vez que você deve minimizar vários problemas durante a criação de contas a receber antes de ter um conjunto abrangente de controles sobre este ativo principal. Os controles abrangem a manutenção adequada das contas a receber e sua eliminação por meio de pagamentos de clientes ou geração de notas de crédito. Os principais controles a serem considerados são:

  • Exigir aprovação de crédito antes do envio . Você terá problemas para receber contas a receber se um pedido for enviado a um cliente com uma classificação de crédito ruim. Portanto, exige a aprovação assinada do departamento de crédito em todos os pedidos de vendas acima de um determinado valor em dólares.
  • Verifique os termos do contrato . Se houver condições de pagamento incomuns, verifique-as antes de criar uma fatura. Caso contrário, as contas a receber conterão faturas que os clientes se recusam a pagar.
  • Revise as faturas . Se uma fatura de grande valor contiver um erro, o cliente pode atrasar o pagamento até que você envie uma fatura revisada. Considere exigir a revisão de faturas maiores para mitigar esse problema.
  • Autorize notas de crédito . As pessoas que têm acesso aos pagamentos recebidos dos clientes podem interceptar o dinheiro recebido e, então, criar uma nota de crédito para cobrir seus rastros. Um passo na prevenção desse problema é exigir a aprovação formal de um gerente para notas de crédito, que são verificadas posteriormente pela equipe de auditoria interna. Não leve esse controle a extremos e exija aprovação para notas de crédito extremamente pequenas - permita que a equipe de contabilidade crie notas pequenas sem aprovação, apenas para limpar pequenos saldos de contas restantes.
  • Restrinja o acesso ao software de faturamento . Como acabamos de observar, alguém pode interceptar pagamentos recebidos de clientes e ocultar o roubo com uma nota de crédito. Você deve proteger com senha o acesso ao software de faturamento para evitar a geração ilícita de notas de crédito.
  • Separe funções . Como acabamos de observar, ninguém deve ser capaz de lidar com pagamentos de clientes recebidos e criar notas de crédito, ou então poderá pegar o dinheiro e cobrir seus rastros com notas de crédito. Portanto, atribua essas tarefas a pessoas diferentes.
  • Revise os lançamentos de contas a receber . As transações de contas a receber quase sempre passam por um diário de vendas no software de contabilidade que gera seus próprios lançamentos contábeis. Portanto, quase nunca deve haver um lançamento manual no diário na conta de contas a receber. Você deve investigar essas entradas cuidadosamente.
  • Auditar pacotes de faturas . Após o preenchimento das faturas, deve haver um pacote arquivado contendo o pedido de venda, a autorização de crédito, o conhecimento de embarque e uma cópia da fatura. A equipe de auditoria interna deve revisar uma seleção desses pacotes para verificar se o funcionário de cobrança revisou adequadamente toda a papelada de suporte e gerou uma fatura corretamente.
  • Combinar Billings para o envio de log . É possível que os itens sejam enviados sem a fatura correspondente ou vice-versa. Para detectar essas situações, faça com que a equipe de auditoria interna compare o faturamento com o registro de remessa e investigue quaisquer diferenças.
  • Auditar a aplicação de recebimentos de caixa . A equipe de contabilidade pode aplicar incorretamente os recebimentos em dinheiro a faturas em aberto, talvez nem mesmo aplicando-os às contas dos clientes corretos. Faça com que a equipe de auditoria interna rastreie periodicamente uma seleção de recebimentos de caixa para faturas de clientes para verificar a aplicação adequada de dinheiro.

Esses itens constituem os controles básicos de contas a receber. Uma empresa com um sistema de recebíveis especializado pode precisar implementar controles adicionais, ou pode não precisar de alguns dos itens listados aqui.

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